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文件名必需的六个程序文件

电子文件编码ZLAL001页码15—1

一、文件控制程序

1。0目的和范围

对与质量管理体系有关的文件进行控制,确保各相关部门使用的文件为有效版

本，防止误用失效或作废的文件。

2.0适用范围

本程序适用于质量管理体系有关的文件(含外来文件）的控制.

3。0职责

●总经理室负责文件归口管理。

●各部门负责本部门文件的编制、执行和管理。

4。0工作程序

●文件分类和编号

(1)文件包括：

①质量手册（包括形成文件的质量方针和质量目标）；

②形成文件的程序;

③为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件（如作业、工作规范、管理规

定等)；

④外来文件（法律、法规、标准、上级文件等）；

⑤记录(一种特殊类型的文件）。

（2)文件可分为“受控”和“非受控”两类.“受控”文件为更改通知版本，在

发生更改时能追溯到全部使用者，“非受控”文件为更改不通知版本。

（3)文件可以是任何媒体形式，如硬拷贝、电子媒体等。

（4)文件编号执行《文件管理规定》。

●文件的编写及审批

(1）质量手册和程序文件由贯标工作组组织编写，管理者代表审核,总经理批准.

(2)其他文件由业务主管部门组织编写，部门经理审核(必要时相关部门会签),

主管副总经理批准（必要时报总经理批准)。

（3)确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。

●文件的发放

（1)质量手册和程序文件在企业内部使用时为“受控版本,提供给其他单位或顾

客时为“非受控”版本，发放时均应盖“受控和“非受控”章,并登记受控号和去向。

(2)业务和外来文件、资料发放均应有分发号，总经理室向各职能部门发放和各

部门向使用人员发放时，均应填写“文件发放登记表，领用人应在登记表中签字。

(3）当文件破损严重时，应到发放部门办理更换手续，补发新文件,仍沿用原来

受控号，破损文件由总经理室收回。

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（4）当文件丢失时，应说明原因,申请补发.补发文件应给予新受控号，同时注

明丢失文件受控号作废.

(5)提供给认证机构和供方的文件,按“受控”文件处理。

●文件的更改

(1)体系文件的更改填写“文件更改单，经总经理批准后，由总经理室实施。更

改方式可采取划改或换页。

（2)应严格控制文件更改。确需更改时，应由原编写部门到总经理室填写“文

件更改单”，更改单应注明编号、原因、内容和生效日期等，并按原来的审批程序由

原审批人审批后实施，若指定其他人员审批时,应获得审批所需的有关背景资料。

(3）更改信息应由发放部门传递到原文件的持有者，文件持有者应按更改单要求

进行更改,按规定作好记录，保存更改单，适用时收回相应作废的文件。

(4)总经理室应保存更改记录。

●文件的评审

每年三季度由总经理室组织，各使用部门参加，对现有体系文件的适用性、协调

性进行评审，必要时进行修订.

●文件管理

(1)文件的贮存，应提供适宜环境和设施，有防火、防虫和防潮措施，以防变质

和损坏。

(2)文件原版一般不外借.需临时借阅时，应办理借阅手续,在指定日期内归还.

(3)总经理室负责收集国家和行业标准，每年清理一次外来文件，确认其有效性，

及时宣贯标准，更换过期标准，

收回过期失效文件。

（4）各部门应建立收、发文登记本，做好本部门文件的管理。

（5）任何人不得在受控文件上涂改，确保文件整洁和清晰。

（6）作废留用的文件，应办理手续、标识和单独存放。

●非纸张媒体的文件的控制,也参照上述规定执行。

●记录按《记录控制程序》执行。

5.0支持性文件

●《记录控制程序》