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管理文件控制程序

1.目的

对与质量管理有关的所有文件进行控制，以确保各部门工作现场能适时获得有效版本的

质量管理文件，且正确地使用。

2.适用范围

与质量管理有关的内外部文件。

3.定义

3.1质量管理手册：概述质量管理体系结构的文件。

3.2程序文件：叙述某一质量活动的过程、资源、权责及记录等内容的文件。

3.3工作指引：针对某一具体质量活动提供具体指导的文件。

3.4记录表单：用以收集、传递信息，以控制作业流程或提供作业结果符合规定要求的文件。

4.职责

4.1各类文件的编制、审核及批准依据5.1表执行。

4.2文控中心负责内外部质量管理文件的编号、分发、回收、销毁和原稿的管理。

5.工作程序

5.1各类文件编制、审核、批准和管理职责区分表

序号文件类别编制审核批准编号、复印、分发等

1质量管理手册承办人管理者代表总经理文控中心

2程序文件承办人管理者代表总经理文控中心

3工作指引承办人管理者代表总经理文控中心

4表单格式承办人管理者代表总经理文控中心

5.2文件类别

5.2.1第一层文件：质量管理手册。

5.2.2第二层文件：程序文件，GB/T19001-2016idtISO9001:2015《质量管理体系要求》

及根据实际需要制定的各项程序。

5.2.3第三层文件：工作指引，与产品质量形成有关的文件，包括职务说明书等。

5.2.4第四层文件：质量记录，用以收集、传递信息，以控制作业流程或提供作业结果符合

规定要求的文件，质量记录的控制依据《质量记录控制程序》执行。

5.2.5外部文件：如培训教材、法律法规及产品标准等，以及程序文件或工作指引所依据并

引用的非我公司制定的文件。

5.3文件编制、编号

5.3.1由管理者代表统筹需要编制的文件类型及细目，组织相关部门负责按照5.1条款行使

编制、审核及批准权限，完成质量管理体系文件的编制工作。

5.3.2文件编制完成后，由文控中心依据以下规定进行编号，并赋予其版本、版次。

Q1文件编码体系：

××-○○－＃＃(××表示企业代码，○○表示文件层次代码，＃＃表示流水号)。

Q2文件编码体系：

××-○○－

－＃＃(××表示企业代码，○○表示文件层次代码，

表示责任部

门代码，＃＃表示文件序号)。

Q3文件编码体系：

××-○○－

－□□－＃＃(××表示企业代码，○○表示文件层次代码，

表示

责任部门代码，□□表示文件类别代码，如ZZ表示职务说明书，＃＃表示文件序号，当某

一类文件有区分小类时，则在文件序号＃＃后再附加＃＃排序)。

Q4文件编码体系：见XXXX-Q2-WK-02《质量记录控制程序》5.2.2质量记录的编号体系。

a.企业代码：XXXX表示XXXX有限公司。

b.文件类别代码：Q1表示质量管理手册，Q2表示程序文件，Q3表示除Q1、Q2、Q4以外

的其他类型文件，Q4表示质量记录。

c.责任部门代码：JL表示总经理，GD表示管理者代表，WK表示文控中心，PB表示品保

部，KF表示开发部，SC表示生产部，CG表示采购部，WL表示物料部，XZ表示行政人事部，

NX表示内销部，WM表示外贸部，取每个部门中文拼音的第一字母组合。

d.文件序号：质量管理手册，程序文件，工作指引的编号用两位数01～99表示，质量

记录的编号用01～99表示。

f.文件编号举例：如《质量管理手册》的编号为XXXX-Q1-01，《管理文件控制程序》的

编号为XXXX-Q2-WK-01，《仓管职务说明书》的编号为XXXX-Q3-CK-ZZ-01，“内部质量文件总

览表”的编号为XXXX-Q4-WK-02，各类文件的编号不得出现重复的现象。

5.3.3所有文件的版本均从A开始，版次均从0开始，若有文件修改，则将版本依次改为B、

C、D、E┈┈Z、A1、B