部门文件管理办法.pdfVIP

文件编号HR-01

XXXXXX公司——XXX部

LOGO文件版本C/0

部门文件管理办法生效日期

1。目的

规范行政人事部各类文件资料的管理。

2.适用范围

本办法适用于部门内所有工作人员。

3.定义

无

4.职责

文件管理员：负责各类文件的统一管理。

部门经理:负责指定部门文件管理员（兼任）；负责各类外部文件的接收；负责对文件管理进行

监督检查。

其他工作人员：遵循本管理办法的有关规定开展工作。

5.内容

5。1文件的分类

与部门工作相关的文件分为以下4大类：

1)内部工作记录表单

工作固定表单记录：主要为工作中用到的备案表单，分为行政工作表单和人事工作

表单。

工作非固定记录：工作计划、工作报告、工作组织资料（如消防演习、大型活动策

划组织资料等）及其他。

2)外部工作联系文件

收到的外部门工作联系单，外部门工作通知及其他有要求的资料（如外出资料审批

单、外出活动安全责任书等）

总经理签字审批的各种工作文件（内部工作固定表单记录除外）

发出的工作联系单

3)体系办备案下发文件

包括本部门备案文件、外部门备案文件

4)外来文件（外单位文件）

政府部门、管理处等外部机构单位下发的通知及工作要求资料等

5.2文件的接收与归口管理

5。2。1外部工作联系单、外部门工作通知及其他有要求的资料的接收人为部门经理，部门经

理根据联系内容安排后续工作，相应的工作执行责任人将工作联系单复印一份自存，原件交文件管

理员保存.

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文件编号HR-01

XXXXXX公司——XXX部

LOGO文件版本C/0

部门文件管理办法生效日期

另外总经理签字审批的各种工作文件(内部工作固定表单记录除外)和发出的工作联系单统一由

文件管理员保存。

5.2.2体系办备案下发文件的接收人为部门经理，统一交由文件管理员保存。

5.2.3外来文件的接收人为部门经理，部门经理根据文件内容安排后续工作，相应的工作执行责

任人将文件复印一份自存,原件交文件管理员保存,文件管理员须按照《文件和资料管理程序》有关规

定在文件上加盖“外来文件定在文件上加盖“外来文件的蓝色印章,并在《外来文件登记、发放（回收）记录表》上进行登记。

5。3文件的保存与归口管理

5。3.1内部工作记录表单

工作固定表单记录：除需要放入人事档案袋内的文件以外，其他的工作固定表单使用之后统一

放置在固定的地方(公共区域），以便统一管理和工作检查。各工作人员须在每月月底前将上月工作

记录表单放置在固定地方。

文件管理员负责统一管理,包括督促检查文档是否按时完整的归置在固定地方，并有权要求其他

同事纠正不符合规定的做法。文件管理员须对公共区域各类文件进行不定时的整理维护，保证文件

整洁有序。下文中涉及公共区域文件管理的参照本条执行。

工作非固定记录：无特殊要求的可自行保存，否则需放置在公共区域，如消防演习、大型活动

策划组织资料等.

5。3.2外部工作联系文件

由文件管理员统一放置在固定地方（公共区域），可供随时翻阅。

5。3