4-会务文书写作.pptx

会务文书写作;大家谈;案例案例1：请柬发出之后;;

案例3：

一次重要的国际会议，十多个国家的领导人在一起聚会。因为组织者的疏忽，在集体摄影中竟将两位女性领导人安排在了后排，结果在这一重要国际会议的“全家福’’中，竞找不到这两位女性领导人的影像，引起两国舆论的指责。

从此案例中说明会议组织应注意哪些问题？;

案例4：

某校召开一次表彰大会，对全校七八个先进集体，数十名先进个人，颁发锦旗和奖状。当领奖的同学上台领到锦旗和奖状后，有几名同学当即发现奖状上的名字不对，转头向领导更换和相互交换，一时间领奖台上竞乱糟槽。

以上三个案例中的问题都是由会议组织中的细节所致。分析案例中的问题所在，并谈谈对于会议活动的细节安排应注意哪些问题。

;会议活动方案;

一、组织的工作

1、协助领导确定会议议题；

2、根据议题安排议程、日程；

3、发会议通知，负责会议报到；

4、对与会人员进行编组；

5、布置会场，安排座次；

6、印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；

7、负责会议签到；

8、会中组织和协调；

9、会场其他组织和管理；

10、会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。

11、会议的结束收尾工作。;二、文书工作

1、会议文书的起草；

2、会议文书编写；

3、会议文书印发及管理。

三、生活管理工作

1、与会人员的食宿管理；

2、会议的财务管理；

3、会议的交通保障；

4、会议的文化活动；

5、与会人员的医疗保健。

四、安全保卫工作

1、会议的必威体育官网网址工作；

2、会议的警卫工作；

3、会场内外的安全保卫工作。;会务工作流程图（会前）;会务工作流程图（会中）;会务工作流程图（会后）;一、指导会务工作的原则

1、准备充分；２、组织严密；

３、服务周到；４、确保安全。

二、会前准备工作

1、确定会议主题与议题

确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。;2、确定会议名称

会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。

3、确定会议规模与规格

确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。

会议的规模有大型、中型、小型。

会议的规格有高档次、中档次和低档次。

4、确定会议时间、会期

会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。;5、确定会议所需用品和设备

（1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。

（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。;6、建立会议组织机构

会务组、宣传组、秘书组、文件组

、接待组、保卫组。

7、确定与会人员名单

出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。

8、确定会议地点

要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。;9、安排会议议程与日程

会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。

会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。

某公司销售会议议程表

1、推选销售部经理的人选。

2、年度销售活动的总结。

3、有关销售问题的发言。

4、下年度销售目标。

5、销售人员的招聘和重组。;某股份有限责任公司股东大会日程安排;10、制发会议通知

会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。

会议通知的种类有书信式和柬帖式。

会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。

会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。;11、制作会议证件

代表