QP-02 形成文件的信息(记录)控制程序.docVIP

PAGE2

深圳市励进科技电子材料有限公司

文件编号

QP-02

版本

A/0

页次

PAGE1/NUMPAGES3

文件名称

形成文件的信息(记录)控制程序

生效日期

2017-2-1

PAGE2

修订日期

修订内容摘要

页次

版本／次

2017-2-1

新制定文件

1-3

A/0

发行章

制定

审核

批准

1.0目的

制定并保持记录，提供质量管理系统符合和有效运行的证据。

2.0适用范围

2.1依据标准程序或作业指导书要求填写的表单。

2.2提供质量管理体系验证的其它证据。

3.0定义

无

4.0权责

4.1文控负责形成文件的信息(记录)的归口管理

4.2各部门负责本部门的表单的设计

5.0作业内容

5.1.表单的设置与设计

5.1.1.依相关文件的规定而设置。由文件编写或使用单位对其内容及版面进行设计。

5.1.2.设计要充分体现内容准确，数据直观有效，作业方便，能体现可追溯性，有统计人，审核人签名栏。

5.1.3.表单需注明不同版本，需在右下方按以下编制：

QR-□□-□□-A/0

表单版本/版次（A-B-C…/0-1-2…）

该部门的表单流水号（01，02，03…）

部门代码XZ、RS…

记录代码QR

部门代码（行政/XZ、人资/RS、采购/CG、销售/XS、仓储CC、管代GD）

其它没有程序文件或作业文件对应的表格编号为QF-01(02…流水号，但号码不可重复)-A

5.1.4.版面设计样板一式两份，经设计单位主管审核签名后，由行政人事部与使用单位各保管一份，即为有效样板。

5.1.5.文控设立表单一览表及有效样板档案

5.2.表单印制及分发。

5.2.1.耗用量较大的表单由文管员统一向采购部申请印刷，并控制印刷量及安全库存。使用单位到文控员那里领取。再分发至相关填表人且控制分发量，以防止版本变更

后，作业场所留下过多作废版本造成浪费或混淆。

5.2.3.不得擅自印制未经确认为有效样板的表单用于品质记录。

5.3.表单变更及作废。

5.3.1.表单变更依5.1.2执行且依5.1.3重新确定版本。

5.3.2.考虑变更时机，减少库存表单的浪费。

5.3.3.新版本一旦投入使用旧版本即告作废，并予以清理、回收、废止。

5.4.填写记录的要求。

5.4.1.表单经填写及相关人员签名后，即成为记录。

5.4.2.记录是一种特殊文件，必须：

1）.真实、客观、正确、及时。

2）.书写清晰、易辨认。（禁止使用铅笔，一般情况也不得用红笔书写）

3）.不得有与记录内容无关的其他文字及数字。

4）.不得任意涂改，必须涂改之处，须有责任人签名。

5）.不得错误使用作废或无效表单。

6）记录须符合上述要求并有填表人及审核人的完整签名。（填表人须为实际执行该项工作的相关人员。审核人须为填表人的上级主管。）

7）.必要时，记录审核人可要求重新填制，作废记录应销毁。

5.5.记录的收集与保管。

5.5.1.各单位明确管理记录的人员，负责收集与保管记录。

5.5.2.各部门将需封存的记录按类别妥善保存。

5.5.3.近期使用或封存的记录均要易于查找。

5.6.销毁

各单位及时清理过期记录，经部门经理查验确认后销毁，销毁时防止机密外泄。

6.0相关文件

《形成文件的信息(文件)控制程序》

7.0相关记录

《记录一览表》