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各单位之间发函格式

各单位之间发函格式

一、函的意义

函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主

管部门请求批准事项时所使用的公文。

函是应用写作实践中的一种常用文体。

函，从广义上讲，就是信件。它是人们传递和交流信息的一种常用的书

面形式。但是，作为公文法定文种的函，就已经远远地超出了一般书信的

范畴，不仅用途更为广泛，最重要的是赋予了其法定效力。2000年国务院

发布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)规定，“函，

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审

批事项”。这说明，除有直属上下级之间隶属关系外的一切不相隶属机关

之间商洽工作，询问和答复问题，甚至请求批准和答复审批事项，一律用

“函”。国务院办公厅《关于实施涉及的几个具体问题的处理意见》在阐

述“函的效力”时强调指出：“函作为主要文种之一，与其他主要文种同

样具有由制发机关权限决定的法定效力。”(节选自《应用写作》杂志2004

年第1期《泛议“函”的使用与写作》)

函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方

向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行

文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主

要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主

管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答

复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事

宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用

于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多

见。

二、函的特点

(一)沟通性。函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，

起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。

(二)灵活性。表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但

是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严

格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必

须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可

以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不

编发文字号，甚至可以不拟标题。

(三)单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件

事项。

三、函的作用

“函”有下列三方面的作用：

(一)相互商洽工作。如调动干部，联系参观、学习，联系业务，邀请

参观指导„„。

(二)询问和答复问题。如天津市民政局向民政部门询问的“关于机关

离休干部病故抚恤问题”的问题以及民政部对此问题的答复，都是用

“函”的形式。

(三)向有关主管部门请求批准。如《民政部关于请安排每年生产三百辆

火葬运尸专用车的函》就是为向国家计划委员会请求批准而发的。

四、函的分类。函可以从不同角度分类：

(一)按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的

公务活动往来;便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，

没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署

上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

(二)按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了

公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。

(三)另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，

催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等

等。

五、函的结构、内容和写法

由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要

介绍规范性公函的结构、内容和写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要

求如下：

(一)首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由

和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全

称或者规范化简称，其后用冒号。

(二)正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、

原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复

如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题