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公务接待会议纪要

篇一：会议组织及公务接待

一、重要会议组织

（一）概述

学院、部门组织（主办、承办、协办）的重要会议需履行报告程序；

需邀请学校领导出席会议的所在学院、部门提交申请，学校办公室统

一安排；并请提供会议有关背景材料、会议议程，初拟讲话稿。

大型会议环节众多，涉及到方方面面，不可能也不必要将所有可能的

情况都做好预案。这就要求工作人员在会议过程中必须全神贯注，不

能有丝毫懈怠心理，密切关注场上需求和情况变化，迅速作出反应，

解决问题。

对上主席台的领导同志能否出席会议，在开会之前务必逐一落实。如

临时有变，应及时调整桌签，防止主席台出现桌签差错或领导空缺，

谨防错别字出现。

（二）流程

重要会议组织工作一般分为会前筹备、会中服务、会后总结三个阶段，

细化量化20个节点，将会务工作纳入程序化、规范化的轨道。

1、会前筹备

（1）拟订会议方案

会议方案是组织安排会议的总纲，是会议意图、目标、计划实施的书

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面表现形式。内容包括：会议名称、时间、地点、规模、主要内容、

议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报

道、食宿行安排、安全保卫、工作班子组成及职责分工等。制定会议

方案要坚持“复杂程序简明表述、简单问题慎重对待”的原则，增强

方案的指导性和可操作性。方案报送相关领导审定后，要立即召集相

关单位负责人召开协调会，对各项任务进行分解。

（2）起草、下发会议通知

会议通知是会议组织者向参会人员传递会议信息的主要方式，是参会

人员反馈信息的前提条件。起草会议通知要做到表达准确、条理清楚、

言简意赅、一目了然。通知的内容包括：会议名称、主送单位、主要

内容、报到时间和地点、参会人员、报名要求、有关事项等。下发会

议通知时要把握好两点：一是及时，使参会人员有充裕时间做好准备；

二十准确，防止重发、错发、漏发。

（3）落实与会人员

按照会议通知要求的时间，对与会人员逐一落实并做好登记，必要的

进行电话核查、督促，统计汇总后列出请假人员名单，并及时向有关

领导报告。

（4）协调出席领导

根据会议性质拟请领导出席的，应报请办公室领导同意后，逐一通知。

内容包括：会议时间、地点、议程。并帮助衔接、督促讲话稿或主持

词的起草与报送，

确保及时送到相关领导手中。会前半小时可再对出席领导进行一次手

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机短信提醒。

（5）预定会议室

会议时间确定之后，要立即与会议场所联系沟通，预定会议室，并安

排做好先期准备工作。

（6）编辑会议须知

与会者通过会议通知得到召开会议的信息，但会议的有关安排、要求，

需要通过会议须知来了解和掌握。大型会议活动需要编印会议须知，

须知编排要求准确、周密、合理、简洁。内容包括：日程安排、与会

人员名单、分组名单、食宿安排、乘车安排、会务组电话、作息时间、

注意事项等。

（7）制作会议证件

有些会议需要制作会议证件，包括出席证、列席证、工作证、车辆通

行证等。证件制作要根据会议主题，从易于识别、方便管理、利于安

全的原则设计制作。

（8）布置主席台

主席台是会场的重点和中心部位，是会议性质、规格和气氛的集中体

现。主席台的布置要从会议性质、领导人数、主席台大小以及方便领

导出入席等方面综合考虑。

（9）检查音响和灯光

根据会议议程安排话筒的数量和摆放位置，并严格落实“三检查”：

布置会场时检查；会前半小时检查；会前十分钟检查。确定法定会议

播放《国歌》、《国际歌》，要提前进行演练并做好备份，确保万无一

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失。检查会场内是否有损坏，如有损坏，提前进行更换，有投影仪演

示时需及时调节灯光。

（10）编制座区图，摆放桌签

根据统计整理后的与会人员名单，合理安排与会人员的会场座次。座

区图和桌签要反复进行核对，防止遗漏、重复，防止出现错别字。

（11）组织调度会议用车

大型会议活动，要安排专人负责车辆的召集和调度，车辆较多时要编

排乘车分组