会议纪要和备忘录撰写方法.pdfVIP

会议纪要的概念

会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

通常只有大中型会议或比较重要的会议，才要求写会议纪要。特

别是尚未形成正式决定，而讨论事项又要求有关人员了解的会议，更

需要制作会议纪要。

会议纪要是1987年加盟法定公文的。这是继1981年国务院办公

厅发布《国家行政机关公文处理办法》中增添的“决定”、“决议”

之后追加的第三个与会议有关的文种。这两次公文法规的修订是“文

化大革命”之后首次对1951年《公文处理暂行办法》的全面思考，它

显示了国家以集体领导机制取代领导个人意志行政的决心。

作为一种实录性质公文，它的行文方向可以有多种选择。上行上

级机关可起到反映情况、汇报工作的作用；下行下级机关，可以具有

统一认识、指导工作的作用；抄送平行机关或不相隶属机关，则能起

到交流信息、沟通情况、知照事项的作用。

会议纪要的分类

办公会议纪要：也叫日常行政工作会议纪要。是根据处理日常工

作的办公会议（多为例会）对本系统、本部门的一些问题进行研究、

讨论、作出决定而写成的会议纪要。办公会议纪要反映了单位的领导

机构研究问题、部署工作的情况，为机关工作的开展提供实在的指导

和具体的依据。

专项会议纪要：主要用于针对某项重要工作、问题或某一重大的

理论、实践课题等进行专题研讨后形成的会议纪要，如专门工作会议、

专题讨论会、交流会、座谈会、学术研究会的纪要等。专项会议纪要

主要通过对有关问题的方针、政策和理论原则进行交流，给人予启发、

参考和指导。因此若未经领导机关的批转，它不具备办公会议纪要的

行政约束力。

会议纪要与其他文体的区分

（一）决议与会议纪要异同

1．适用范围不同。重要的全体会议、代表会议才发决议；而一

切会议凡有必要均可发会议纪要。

2．涉及内容重要程度不同。决议的内容一般为比较重大的问题。

会议纪要的内容可为重要问题，也可为具体问题。

3．形成程序不同。决议必须经会议法定多数表决通过才能制发；

会议纪要征求与会者意见并经会议主持者审批即可发出。

4．涉及内容范围不同。决议只写进会议议决的事项；一般内容

单一，一文一事。会议纪要可反映会上的不同意见和观点（如学术会

议纪要）；有的纪要（如办公会议纪要）可涉及会议研究的几个问题。

5．作用不同。决议除审批、评价有关事项外，一般多为部署工

作，有指挥、指导作用。会议纪要中，办公会议纪要具有指挥作用，

有关方面必须遵守、执行议定事项。其他会议纪要或通报会议情况，

让有关方面了解；或传达会议精神，指导开展工作。

6．发布方式不同。决议由相应的领导机关用正式文件形式发布。

会议纪要中，办公会议纪要一般用专用版头刊发，其他会议纪要多通

过“通知”行文转发或印发。

（二）会议纪要与会议记录、会议简报的区别

会议记录是完成纪要写作的客观原始材料之一，经过筛选、整理

的会议记录才能写入纪要。

会议简报主要用于反映会议动态、沟通情况，所载内容只具有参

考性，不像会议纪要在兼有反映情况、沟通信息功能的同时，还具有

指挥的功能。

（三）会议纪要与会谈备忘录的区别

备忘录，本为外交往来文书，其内容一般是对某一具体问题的详

细说明和据此提出自己的观点和辩驳。另外，外交会议为了使自己所

作的口头陈述不至于被对方误解或忘记，而在会议结束时交给对方的

书写记录，也是一种备忘录。

国际商务备忘录，是指在业务谈判时，经过初步讨论后，记录双

方的谅解和承诺，以作为进一步洽谈参考的一种记事性文书。备忘录

所记录的则是双方各自意见、观点，它有待于在下一次洽谈是进一步

磋商。备忘录一般不具备法律效率。

会议纪要示例