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公文管理制度

编号：XXXX-XZ-01

版本：1.0

生效日期：

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XXXX有限公司

编号：XXXX-XZ-01

版本：1.0

生效日期：

管理体系文件

公文管理制度

发放编号：

编制：

审核：

批准：

版本修订记录

序号

修订日期

修订内容

修订人

版本

备注

1

目的

使集团公文处理工作规范化、制度化、科学化。

适用范围

适用于集团总部及所属全资和控股城市公司，各专业配套公司参照执行。

术语定义

公文

是指公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法经营和进行业务活动的重要工具。

职责

部门名称

具体职责

总部行政管理部门

负责集团总部公文的归口管理，指导、监督集团总部各部门及各下属公司的公文管理；

负责以集团名义制发公文的核稿、编号、分发、存档等工作；

负责集团总部外来公文的接收、流转与清退存档等工作。

城市公司行政管理部门

负责城市公司公文的归口管理，指导、监督城市公司各部门的公文管理；

负责以城市公司名义制发公文的核稿、编号、分发、存档等工作；

负责城市公司外来公文的接收、流转与清退存档等工作。

各部门

（集团及城市公司）

负责主办业务公文的拟稿与报批工作；

负责外来公文的承办与反馈等工作。

管理制度

公文种类

分类方式

种类名称

内容描述

按公文内容划分

请示

适用于向上级有关部门请求指示、批准。

报告

适用于向上级有关部门汇报工作、反映情况、答复询问。

通知

适用于批转所属公司或转发上级有关部门的公文，要求所属公司、各部门办理和需要周知或共同执行的事项。

决定

适用于对重大事项、重大问题作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销所属公司不适当的决定事项。

通报

适用于介绍工作经验、表彰先进、批评错误、传达重要精神或告知重要情况。

批复

答复请示事项和审批项目等。

函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项。

会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

按兴文关系及文件去向划分

上行文

指向上级主管领导或机构的发文，包括向政府机关部门、股东方、上级集团和行业管理部门的发文。

平行文

相互平行的单位或不相隶属的单位之间的发文。

下行文

对下属单位的发文。

公文格式

包含内容

内容说明

发文单位标识

发文单位标识应当使用全称或规范化简称。

公文编号

发文字号由代字、年份、顺序号组成；

联合行文只标明主办单位发文字号；

年份、序号用阿拉伯数码标识；

年份标全称，用六角括号“〔〕”括入；

序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。如企业目前已有较为规范的编号规则，

如企业目前已有较为规范的编号规则，变更要慎重，可在保证要素齐全的情况下适度调整。

签发人

上报上级有关部门的请示、报告、意见，应在文件红头右下方、与编号平行的右侧注明签发人姓名；

两名及以上领导签阅的上报公文，只注明主要领导或分管领导姓名。

标题

应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文的种类，一般应标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

主送单位

是指公文的主要受理单位（部门），应当使用全称或规范化简称、统称。

抄送单位

是指除主送单位（部门）外，需要执行或知晓公文的其他单位（部门），应当使用全称或规范化简称、统称。

附件

是指公文正文的说明、补充或参考资料。

印章

公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章；

落款处署明发文单位，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符；

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应调整行距、字距，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

成文日期

公文一律以签发人签发日期为准；几个单位联合发文的，应以最后会签领导的签发日期为准。

附注

附注的位置在成文日期和印章之下,空一行后另起一行空两格加括号标注。

印发单位和时间

指公文的送印机关和送印日期。位于末条分隔线之上，印发单位左空一格，印发时间右空一格。

公文用纸

一般采用国际标准A4型(2l0mm×297mm)，左侧装订。

公文格式具体参照【国家行政机关公文件处理办法】及所在地省市相关实施细则。

行文规则

行文关系根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请示和报告。

“请示”要一文一事；只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，用抄送形式，但不得抄送其下级单位。“报告”不得夹带请示事项。

不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准事项，应当使用“函”，不得使用“请示”或“批复”。

集团总部除行政管理部门外（城市公司除行政管理部门外），其他部门不得以公司名义对外正式行文。

本级公司各部门之