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会议备忘录和会议纪要

篇一：会议纪要和备忘录撰写

在公共关系日常工作中，经常要召开各种会议，或举行各种会谈。按

公共关系操作的规范化要求，这些会议或会谈最后都应形成某种文

字，或供对外发布，或供存档备忘。尤其对于讨论内容中有需要有关

各方进一步执行和落实事宜的会议或会谈，纪要或备忘录就显得更为

重要。它将成为有关人员执行和落实的基本凭据。所以，切实掌握会

议纪要和备忘录的撰写方法，亦是公共关系从业人员应当具备的基本

技能之一。

先谈谈会议纪要的撰写。

会议纪要是一种可供对外发布的比较正式的文案。凡属较为重要、正

规的会议，一般都必须形成会议纪要。

正因为会议纪要经常用来对外发布，所以，无论其格式还是文字，均

有着比较严格的规范化要求，需要撰写者认真对待。

在撰写会议纪要之前，撰写者应该做好有关准备工作，包括：

1、把握会议内容。

与公共关系工作有关并需要撰写纪要的会议，一般有三种类型，即大

会、座谈(讨论)会和工作会议(对于公共关系专业机构来说，需要撰写

纪要的有时还包括董事会会议、办公会议和业务会议，其性质类

似于工作会议)。一般说来，大会、工作会议和部分座谈(讨论)会，事

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先往往已确定了较为明确的会议主题或议题;也有部分座谈会，虽然

事先没有明确的主题或议题，但也设定了大致讨论方向和范围。对于

会议纪要的撰写者来说，在会议未进行之前，就应该认真了解这一会

议的内容，如会议是在什么背景下召开的，会议的主题或议题是什么，

会议将着重讨论和解决什么问题，会议主办者、与会者在什么问题上

能达成共识，等等。有些公共关系从业人员，实际上也参加了某些会

议的筹备工作，但一头扑在事务堆里，对会议的内容缺乏宏观的把握，

结果，到了事后撰写会议纪要时，往往就会感到没有方向了。

2、做好会议记录。

凡举行会议，一般总有人专门负责记录。通常情况下，这一工作并不

需要会议纪要的撰写者来承担。但因此而认为会议纪要撰写者可以不

关心会议记录之事，恐未必妥当。有经验者皆知，会议记录往往难以

记得全面，难免顾此失彼，缺省不少内容。尤其在会议讨论的问题较

为专门的情况下，由于记录员知识水平的限制，有时甚至会记错有关

内容和术语，事后阅读起来会令人不知所云。如果以此为原始材料来

撰写会议纪要，就很容易发生偏差。因此，作为会议纪要撰写者，在

这一期间的工作，一是督导记录员的记录，二是自己认真倾听会议发

言，并择要作些记录。即便在现在许多会议采用录音记录方法的情况

下，这样做也是必须的。这有助于撰写者对会议内容的概括和提炼。

3、整理会议记录。

这里所说的整理会议记录，不是指把会议发言的原始记录按原有顺序

在文字上梳理一遍以求完整，而是指在此基础上，根据会议所实际讨

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论的问题作一逻辑分类，并以此为依据，对所记录的内容进行归纳和

整理。这也许是会议纪要撰写前最为艰苦的一项工作。因为，除了某

些报告会(这一般无须撰写纪要)，举凡有讨论内容的会议，许多发言

者往往想到哪里就讲到哪里，一次发言有时涉及多个话题，其内容不

一定具有很严密的逻辑顺序;而众多发言的前后衔接，则更谈不上有

明显的逻辑关系。在撰写会议纪要前，就需要撰写者完全打破时间(发

言)顺序，按照会议议题展开的逻辑(:会议备忘录和会议纪要)顺序，

将这些发言内容分门别类地加以概括。比如，某代表发言涉及了三个

方面问题，整理时就应该把他的发言内容分别列入三个议题之下。然

后，看看每个议题下有多少人发表了意见，再将这些意见按其逻辑递

进关系进行整理。从某种意义上说，这一工作做好了，会议纪要的撰

写已成功了一半。

这时，就可以开始撰写会议纪要了。

在会议纪要的撰写过程中，应注意把握以下几点：

1.标题

会议纪要的标题，一般有两种格式。比较简单的一种，是用直接表述

的方式拟定，即在会议名称(注意：必须是全称)之后加上“纪要”两字

即可。诸如“第X届中国最佳公共关系案例

大赛评审会议纪要”、“XX市2000公关工作会议纪要”，就是这样一

种拟题方法。这种方法，一般适用于那些涉及内容较多、难以用一句

话概括全部议题的会议的纪