互联网+数字档案信息化建设方法.pdf

关键词：互联网+；中职数字档案；信息化建设

中职院校数字档案信息化建设是中职“互联网+”信息环境下学校建设的重要内容，数字档案

指的是通过计算机软件管理、共享、保存和利用的文件，而数字档案信息化指的是通过信息

技术工具收集、处理、保存和共享档案资源，以实现档案管理的高效化和共享化。概言之，

数字档案建设以信息化资源建设为中心，以电子档案的管理为重点，以互联网为基础，为学

校教研及学生管理而服务，以拓展档案信息资源存储平台、扩大档案信息资源开放和有效利

用为目标。随着“互联网+”理念在中职校园建设中的不断深入，以什么样的策略和方法实现

学校档案管理水平的有效提升，促使中职院校档案建设向数字化、信息化转型，才能更好地

履行档案管理的应用职能，已成为当下中职档案管理工作者必须思考的重要问题。

一、“互联网+”环境下学校数字档案信息化建设的重要性

随着互联网的普及与发展，档案管理的信息化和数字化已成为当下学校档案建设的主要趋势，

已成为“互联网+”环境下的学校档案管理的新要求。实现中职院校数字档案信息化建设，能

为“智慧校园”的建设形成助力，使学校的档案管理更具便捷性和高效性，同时也能有效提升

中职院校档案管理工作者的业务能力创新意识。

1.促“互联网+”环境下的校园建设智慧化《全国档案事业发展“十五”计划》指出，档案信息化

建设是当前档案事业发展的明确目标，随着“智慧校园”理念的不断深入，数字档案已成为智

慧型学校管理服务的重要组成部分。此外，随着中职院校步入高速发展期，对学校档案资源

的利用显得愈发重要。例如，中职院校的档案工作可以对院校的教学评估、队伍建设、师资

规划、宣传教育等方面带来积极影响。“智慧校园”的建设与学校数字档案二者是相辅相成的

关系，一方面智慧校园的建设能为数字档案信息化建设起到促进作用，另一方面，中职院校

的数字档案建设也能推进智慧校园的建设。因此，中职院校的数字档案建设跟随着智慧校园

的建设步伐，并为中职校园建设的转型和升级带来助力。

2.促进中职院校档案管理高效化观察传统的中职院校档案管理模式可发现，以往以手工操作、

纸质资料保管为主的档案管理模式存在着诸多弊端。一是管理所需的时间成本较高，容易导

致人力和物力的浪费；二是传统的单一化档案管理方法不利于信息的高效存储和提取，难以

实现档案管理的规范化和科学化；三是中职学校档案库中有着大量的师生资料档案，固有的

资料保管模式不利于开展对学校人员资料和信息的数据分析；四是单一化的纸质档案管理存

在档案遗失的风险，若档案丢失则将对学校档案管理工作带来负面影响。反之，数字档案信

息化能为当前的中职档案工作带来管理理念、管理模式和管理方法的极大转变。一是依托信

息技术进行档案管理可以极大地缩短档案管理所需的时间，节约了时间成本；二是数字档案

的建设能极大地降低档案管理的物力成本，让电子软硬件设施帮助工作者处理海量复杂的信

息，使得档案管理工作更为高效；三是数字档案的建设便于对中职院校教师的职称、年龄、

科研成果等数据进行分析，也便于进行学生学籍信息、在校和毕业情况等信息进行统计；四

是中职院校有着大量的师生档案和科研资料，数字档案的建设能更好地实现资料备份和必威体育官网网址

性存储，在一定程度上提升了中职院校档案管理的安全性和必威体育官网网址性。基于以上分析，在中职

院校开展数字化建设已刻不容缓。

3.提高档案管理工作者的职业能力首先，部分中职院校档案工作者在管理工作中仍沿袭了传

统的档案管理办法，将档案管理工作视为简单的资料保存工作，或缺乏将院校数据和人员资

料以信息化的方式进行保存、归纳和调取的业务能力。其次，由于缺乏档案管理相关技能和

知识、管理意识落后等原因，一些中职院校的档案管理工作仍停留在人工操作层次，使得档

案管理效率低下，有悖于中职院校“智慧校园”的建设需求。有别于传统的档案管理模式，数

字档案的信息化建设对档案管理工作者的专业能力和职业素养提出了一定要求，档案工作者

须积极提升档案管理意识，进行观念和意识的转变。新时代的档案工作人员必须具备一定科

学精神和创新精神，树立终身学习的意识，学习创新型的档案管理办法。因此，建设中职院

校信息化数字档案，不仅可以促进中职院校档案工作人员档案管理意识的转变，也有利于档

案管理者专业能力的提升。

二、中职院校数字档案信息化建设的切入点

虽然许多中职院校已着手从传统的档案管理模式转向数字档案信息化管理，但由于资金、人

力和观念等诸多条件的限制，目前中职院校的信息化建设仍不容乐观。结合当前中职院校的

数字档案建设现状，笔者认为引入或开发数字化档案管理一体化平台、建立完善的数字档案

管理体系和实现动态化的数字档案管理机