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会议流程及服务安排（详细版）

第一篇：会议流程及服务安排(详细版)

会议流程及服务安排

一、会前准备

（一）办公室人员收到会议通知，首先需问清楚会议服务要求，

然后将具体安排转告会务工作人员，由会务工作人员准备会议前工作，

了解与会人员的相关资料，并做好会务登记，保持良好的信息沟通，

促进会议的顺利进行。

（二）确定会议的出席人数，根据与会人员情况及会议觃格适时

调整会议场地，并对会场的各项设施进行认真检查。

（三）草拟会议议程，经上级领导批准后分发所有与会人员。会

议议程是会议内容的概略安排，议程中应涵盖主题、时间、地点，参

加人员及议题安排等具体事项，开会之前要将会议议程传达给与会人

员。

（四）合理安排相关会务工作人员，其工作人员要做到以下几点：

1.仪容仪表

(1)着装统一整洁，不穿拖鞋、响钉鞋。

(2)接待人员短发不遮眼，长发后梳成马尾或盘髻。要求化淡妆，

不浓妆艳抹，不佩戴首饰。

(3)坐站姿势觃范端庄，不翘腿。2.语言(1)语调温和亲切，音量适

中，普通话觃范。(2)语言文明礼貌，适时运用“您好”、“您请用”、

“请”、“谢谢”、“对不起”、“没关系”等礼貌用语。

(3)对服务对象主动打招呼，不漫不经心，不粗言粗语，不大声喧

哗。3.态度

（1）敬业、勤业、乐业，精神饱满，彬彬有礼。（2）微笑服务，

态度诚恳、热情、周到。（3）工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。

（4）解释问题有礼有节。4.纪律

（1）会议服务前不吃异味食品。（2）不在会议期间使用电话。

（3）服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻。（4）严格遵守职业

道德。

（五）办公室应在会议召开前一天，以文件、邮件、电话等形式

通知与会人员会议的时间、地点及其他具体注意事项。

（六）重要会议的召开，应提前做好必要的彩排工作，会议期间

的演讲稿件和电子演示文档需要统一觃范，并测试投影仪等电子设备

是否能正常使用。

（七）会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好，并按照与

会人员的数量及会议觃格进行合理购买；如会议结束后有安排宴会的

要求，应确定宴会时间，选好宴请场所，并根据公司接待预算的金额

确定菜单；宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。

（八）参照与会人员的名单制作名牌，名牌以红底纸张打印，上

面分别注明单位名称，名字及职位，注意文字大小适当，清楚易识。

纸张裁剪觃格为8.5*15.11cm,并使用两面三角名牌架摆放。

（九）会场的座次安排要分清主次，特别是有贵宾参加会议的情

况下，更要安排妥当。座椅的数量应按出席人数摆放，并多预留两到

四位。

（十）会务工作人员进行会场布置：

1．检查会议室卫生情况（桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、杯具、

水壶等），确保会议室整洁及会议用品的清洁。根据与会人员的人数

摆放好演讲台、桌椅、横幅（会标）、桌牌、花草、签到桌、指示牌、

果盘、笔、本、会议议程及其他会议所需要的文件。

2．采用拉线的方式，确保桌椅、杯具等会议用品的整齐摆放。摆

放花卉时，如椭圆长桌中间空地、会议室角落，过大过高，花卉颜色

可视会议主题而定。3．根据会议议程，合理安排与会人员的座位、座

牌、发言人、领导人讲话顺序、其它会议物品以及是否需要音乐、是

否需要投影仪等，及时检查确保所需物品的齐全，做好会议前的准备

工作。

4．根据发言人位置摆放话筒，并调试（话筒位置的高低、效果及

接口等），确保话筒及音量正常，如需要音乐，要提前试播，确保正

常播放；如需要投影仪，则根据会议实际需要确定投影仪、幕布的摆

放位置，由工作人员进行调试。准备并调试好备用话筒，以备会议过

程中话筒突发情况，及时更换。

5．会议所需的备品要按以下要求摆放：

6．座位的正前方摆放座次牌，右手正前方杯垫及水杯（杯把向右

侧转45度），靠近水杯位置摆放消毒湿巾（也可不备），左手前方可

放置水果或瓶装纯净水（以防领导不喝茶水），正中放置笔记本、会

议议程、会议资料及其他与会议相关的纸质文件，文件右侧则摆放签

字笔。其他物品，如激光笔、抽取式纸巾等可随机摆放，注意桌面整

齐划一，不可过于拥挤、杂乱。

具体细节：

①茶杯：茶杯定位。拇指和食指拿杯把，杯把要求对齐椅子