7C准则是书面沟通的基本准则.pdf

07C准则是书面沟通的基本准则，很多人推崇国际流行的很多人推崇国际流行的准则。这是一种有效的书面写

作技巧。

1、完整（complete）

职业文书应完整的表达多要表达的内容和意思，何人、何时、何地、何种原因、

何种方式等（5W1H）。

2、准确（correctness）

文稿中的信息表达准确无误。从标点、语法、词序到句子结构均无错误。

3、清晰（clearness)

所有的语句都应能够非常清晰地表现真实的意图，读者可以不用猜测就领会作者

的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。

4、简洁（conciseteness）

即用最少的语言表达想法，通过去掉不必要的词，把重要的内容呈现给读者，节

省读者时间。

5、具体（concreteness）

内容当然要具体而且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函

电。

6、礼貌（courtesy）

文字表达的语气上应该表现出一个人的职业修养，客气而且得体。最重要的礼貌

是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。

7、体谅（consideration）

为对方着想，这是拟定职业文书是一直强调的原则——站在对方的立场

的

商务函电写作的

7C

原则

函电的作用，

一是索取信息或传递信息，

二是处理商务交流中有关事宜，

三是联络与沟通感情。

商务函电的写作应掌握7C原则，即：完整（complete）、正确（correctness）、清楚（clearness）、

简洁（concreteness）、具体（concreteness）、礼貌（courtesy）、体谅（consideration）。

完整：商务函电应完整表达所要表达内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何

种方式等。

正确：表达的用词用语及标点符号应正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往

中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。

清楚：所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图，

避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。

简洁：在无损于礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。

清楚和简洁经常相辅相成，摒弃函电中的陈词滥调和俗套，可以使交流变得更加容易和

方便。而一事一段则会使函电清楚易读和富有吸引力。

具体：内容当然要具体而且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函

电

礼貌：文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养，客气而且得体。最重要的礼貌是及时

回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。商务交往中肯定会发生意见分歧，

但礼貌和沟通可能化解分歧而不影响双方的良好关系。

体谅：为对方着想，这也是拟定商务函电时一直强调的原则：站在对方立场。在起草商务函

电时，始终应该以对方的观点来看问题，根据对方的思维方式来表达自己的意思，只有这样，

与对方的沟通才会有成效。

商务函电的种类包括：商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。从商务函电

的具体使用功能来讲，又可分为：来函处理答复函、订货函、任命函、祝贺函、感谢函、介

绍函、邀请函、联络函、致歉函、慰问函、唁函、推销函。

商业英语之商业信函的书写原则

（1）completeness

实例解说：

这是出口商接到的一份定单中有关商品品名，规格和数量的内容。中文意思是：纤维素带

（幅）宽半英寸，长３码，带塑料包装容器，７００打；同上，但（幅）宽宽半英寸，长５

码，１０００打。主要问题是后半句不清楚。

在这里表示前面提到的商品名称纤维素带，但不能包括带塑料包装容器。因此，幅

宽半英寸长５码的纤维素带是否有塑料包装容器没有说清楚，不完整。所以最好改成：

，，

这样即完正，又清楚明确，不会引起误解。

商务英语之商业信函的书写原则

（2）Clearness

（一）．避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词汇

例一〉

AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,weha