档案管理办法.docx

业务档案管理办法

业务档案管理办法

PAGE

PAGE10/64

正德人寿保险XX

业务档案管理管控办法

（2013年版）

业务管理管控部

2013年5月

目录

第1章总则 3

第二章业务档案管理管控体制与基本要求 3

第三章业务档案分类与作业规范 4

第四章纸质业务档案的整理、装订与装具 18

第五章纸质业务档案编目与档案盒填写规范 21

第六章业务档案的交接规范 22

第七章业务档案库房管理管控 23

第八章业务档案的使用 25

第九章业务档案遗失处理管理管控 28

第十章业务档案的鉴定与销毁 29

第十1章业务档案耗材的征订 30

第十二章电子档案的管理管控 31

第十三章业务档案的统计管理管控 32

第十四章业务档案的考核 33

第十五章档案必威体育官网网址制度 35

第十六章业务档案管理管控人员岗位职责 36

第十七章附则 37

第十八章附件 38

第1章总则

第1条为加强公司档案管理管控工作，实现业务档案管理管控的规范化、专业化，维护业务档案的完整与安全，使业务档案更好地为各项业务工作服务，根据《中华人民共和国保险法》、《中华人民共和国档案法》及档案行政管理管控部门和保险监管部门的有关规定，并结合我公司业务

档案管理管控工作的实际特点，特制定本办法。

第二条本办法所称业务档案是指客户在投保过程中和保险公司在承保、合同合约保全、案件理赔和电话咨询投诉等业务处理环节中直接形成的，具有保存和使用价值的各种单证、文字、图表、照片、声像等文件资料。业务档案应由各生成岗位整理完毕后，移交到档案管理管控

岗处集中统1管理管控。

第三条公司各相关部门和分支机构须严格遵照本办法，处理日常业务档案管理管控工作。如遇与公司档案管理管控历史文件冲突时，均以本办法为准。

第二章业务档案管理管控体制与基本要求

第四条各分公司业务管理管控部门须在二级机构和三级机构分别设立档案室并配备档案管理管控岗。机构成立初期或业务量未达到设立档案专岗要求之前，档案管理管控岗可由保全人员兼任，也可根据实际业务需求及公司人力资源相关计划，安排专人负责。

第五条各类业务档案必须由生成岗整理完毕后，定期移交本机构档案管理管控岗。档案管理管控采用分公司集中保管制度，分公司除负责本

部的业务档案外，需同时负责保存好下设中支公司的业务档案。各三级机构档案管理管控岗，应定期将业务档案整理汇总后移交分公司档案管理岗。各分公司档案必须在分公司统1存放，根据公司业务的发展需求，如有变化总公司将另行通知统1处理。

第六条业管部各岗位人员必须保证整理好本岗位的档案，不得

出现由于人为因素而导致的档案丢失遗漏等问题，档案管理管控岗工作人员需敦促和指导业务档案生成岗位及时完成各种业务档案的整理、归档，做好自身的接收、保管、利用等相关工作，保证业务档案的安全、完整和准确。

第七条公司全体业管部员工均对业务档案负有保护和必威体育官网网址的职

责，任何部门和个人不得私自摘录、复制、翻印、转借，不得擅自扩大使用范围，泄露档案合适的内容。

第三章业务档案分类与作业规范

第八条我公司业务管理管控部档案类型具体分为承保档案、保全档案、理赔档案、咨询、投诉、电话协办等涉及业管部工作的其它业务

档案。档案的计量以份、卷为单位，份数、卷册数为其计量单位名称。其中，档案归档最小单位为份，1盒为1卷。

第九条承保档案

（1）释义承保档案指投保人向保险人提出投保要约直至缔结保险合同合约或

保险人就投保要约做出拒保、延期等结论的过程中形成的文件材料。

（二）承保档案的归档范围及排列顺序如下：1.个人人身保险单（主单）

2.投保单

3.被保险人清单（限团险）

4.产品说明书

5.业务员报告书

6.承保前要约

7.核保审批类文件

8.体检报告类文件（包括但不限于病历）

9.各类问卷，如：药物使用情况问卷、神经系统疾病问卷、特殊业余爱好问卷等

10.生存调查类文件，如：生存调查通知书、生存调查问卷、生存调查报告

11.各类通知书，如：核保通知书、补充材料通知书等

12.客户身份类文件（如投保人身份证复印件、被保险人身份证复印件）

13.信息变更类文件

14.承保前撤单类文件

15.首期收费凭证

16.自动转账授权书

17.其他材料

（三）承保档案归档规范

1.各级机构业管人员应对当日收到的承保资料扫描录入系统，并在系统中打印相关档案目录，分渠道进行归档。其中银邮渠道承保档案每100份归为1卷，个险渠道承保档案每50份归为1卷，1卷上下浮动不得超过20%。

2.承保档案须依照规则统1编码。承保档案编码由业务类型代码、六位机构代码、档案生成年份