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进出口业务流程管理规定
为了明确进出口业务的程序,规范进出口业务操作,促
使进出口业务的顺利开展和有序进行,特制定本规定。
一、出口业务流程:
(一)签订合作协议书
业务员与合作方就出口业务的有关事项进行洽谈,双方
达成共识后制作《合作出口协议书》,公司领导审批签字后
与合作方签订。
(二)签订销售合同
业务员根据合作协议有关贸易条款与客户(指国外买
家)进行洽谈,双方达成共识后,或由客户发出订单购货确
认书,公司领导审批签字确认;或由业务员制作《销售合同》,
公司领导审批签字后与客户签订。
(三)审核信用证及收取定金
1.《销售合同》签订后,支付条款为信用证的,业务
员应及时要求客户开出信用证。如有拖延,业务员要及时催
促。收到信用证后,要仔细审核信用证的内容,如有不妥之
处应与客户沟通并要求客户修改。
2.《销售合同》签订后,支付条款为直接付款的,业
务员应及时通知客户按合同要求付款。
1
(四)签订购销合同
收到客户的信用证或货款后,业务员制作《购销合同》,
由公司领导审批签字后与供应商签订。
(五)验货
《购销合同》签订后,业务员要求供应商按时备货,并
到现场进行验货,发现货物不符合合同要求时,要求供应商
整改,直到合格为止。
(六)交单托运
货物验收合格后,业务员将货物明细单、信用证、售货
合同、出仓单及法定商检商品所需的出境货物通关单交专业
物流报关公司办理托运手续。
(七)报检报关
业务部门缮制报关单据包括发票、装箱单、报关单、合
同,交专业物流报关公司,并由其代理报检、报关工作。货
物经海关查验放行后,由承运公司出据正本提单或其他运输
单据。
(八)办理结汇及寄交单证
采用信用证方式结算的合同业务员按照《信用证》要求
缮制所有单证,交财务部审核送银行。银行通知客户付款。
《销售合同》签订支付条款为直接付款的,确认收齐款
项后,由经理审批后交业务员及时将提单、发票、装箱单等
单证寄交给国外买家。
2
(九)支付供方货款
业务员收到增值税发票后,按照《信用证》和《广东广
之盈贸易有限公司付款及费用报销的管理规定》等相关要
求,填好《付款单》办理相关审批手续,审批通过的单据交
财务对外付款。
(十)出口退税
业务员将增值税发票、出口报关单等税局所需备案单据
交财务,由财务开具出口发票,并办理出口退税手续。
(十一)支付佣金
《销售合同》如含有佣金条款,收到外汇后办理相关审
批手续后支付给客户佣金。
(十二)理赔与赔偿
当出口商品出现短缺、损坏或其他问题时,应分清责任,
向船运公司、保险公司、保险公司或供应商索取赔偿。
(十三)记录归档
每宗业务结束后,业务员应按时建立该宗业务档案,整
理该宗业务所有资料,包括来函来电记录、销售与购销合同、
退税等凭证,收入档案并建立目录备查。
3
出口流程图:
签订合作协议书
签订销售合同
审核信用证及收取定金
签订购销合同
验货
交单托运
报检报关
办理结汇及寄交单证
支付供方货款
出口退税
支付佣金
理赔与赔偿
记录归档
二、进口(含代理进口)业务流程
(一)签协议
分管经理或业务负责人与委托方进行充分沟通,了解委
4
托方的要求。根据国家的有关法规,评审委托方的要求,在
确保我司有能力完成委托方的任务时,与委托方签订《进口
代理协议》。
(二)签合同
根据委托方的采购要求与货物清单,合同经办人起草合
同交经理审核,公司领导审批通过后与国外供应商签订《合
同》。
(三)领批文、对外
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