合同及付款管理流程.docx

合同及付款管理流程

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日期

审核

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批准

日期

修订记录

日期

修订状态

修订内容

修订人

审核人

批准人

2023-8-31

B/0

相关记录CH-QR-CG22《合同会签及审批单》进行修订。

蔺明璇

胡畅

张广志

相关记录CH-QR-CG23《合同违约处理审批单》进行修订。

根据公司部门职责、权限调整做相应修订。

1、流程概况

流程目的

规范合同签订和履行程序，明确付款流程，并最大限度的避免风险。

适用范围

适用于公司开发项目对外采购产品和服务类合同及付款的管理。主要包括勘察合同、设计合同、营销合同、施工合同、材料/设备采购合同、工程监理合同等为保证公司项目开发的合同、协议。

流程主导及

参与部门

成本管理部（主导）、各部门（参与）

上游流程名称

下游流程名称

子流程名称

材料/设备验收管理流程

工程管理流程

部门

流程中承担职责

成本管理部

组织标准合同的更新和管理；

勘查、设计、营销、工程、材料/设备类合同的审核；

合同履行监督；

付款计划审核；

应付款审核；

项目所有合同的汇总、统计。

财务管理部

组织年度、月度资金计划编制、审核和监督；

负责付款审批和支付。

风险管理部

负责合同法律相关条款的审核。

各部门

负责职责范围内合同的起草和谈判，组织会签；

负责提交合同（无合同）应付款申请，办理实付款审批手续；

提交月度应付款计划；

参加对合同履行的评价。

流程图

工作程序

3.1合同的起草和审批

3.1.1成本管理部组织标准合同的更新与管理。标准合同文本报批程序：成本管理部组织编制标准合同（营销策划部参与营销标准合同编制，规划设计部参与设计标准合同标准，工程管理部参与工程材料设备标准合同编制），标准合同经业务分管领导审核后，填写《合同会签及审批单》，相关部门会签（包括成本管理部、风险管理部、财务管理部），成本分管领导审批。批准后的标准合同文本各部门应予执行。

3.1.2需求提出部门负责标准合同提出，成本管理部负责合同谈判并组织会签。合同应做到内容合法、条款齐备、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确，日期、期限和数字准确，应包括：

合同名称；

甲乙方名称及地址，经办人联系电话；

甲乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章；

合同签定日期；

标的（内容）；

数量、质量；

价款或酬金（工程计价方法、工程款支付方式）；

履约方式、地点、费用的承担；

违约责任（甲乙方权利、义务）；

生效、失效条件（诺成、践成合同）；

解决争议的方法；

合同的份数及附件；

必威体育官网网址条款（如果有需要）；

防腐必威体育官网网址协议。

3.1.3成本管理部填写《合同会签及审批单》、合同摘要并附合同文本，按审批权限会签和审批。

3.1.4合同审批原则上应按顺序依次执行，遇特殊情况下可临时调整次序，但必须征得次序变动影响的下一会签人的同意。

3.1.5合同名称规范：主合同名称统一规范为：“项目全称或简称”+“合同范围或内容”+“合同类型”；补充协议名称统一规范为：“主合同名称”+“补充协议”+“补充协议序号”，如：“XX花园二期项目空调机组设备供货合同补充协议一”。项目简称以确定的案名为准。补充合同的合同金额应明确为在原合同金额基础上的增加额或减少额，以方便缴纳印花税。

3.1.6各部门合同审核的重点如下：

序号

部门名称

审核重点

1

需求部门

技术、工期、进度、质量、保修等条款。

2

风险管理部

合同风险判断、与法律相关的内容，包括但不限于：变更、解除、违约、索赔、不可抗力、诉讼等条款。

3

成本管理部

合同文字和结构、通用条款、特殊条款、工作范围、双方权利义务、履约、担保、合同价款及价款调整、合同款支付、变更、签证、结算、奖罚等与成本有关的条款。

4

财务管理部

签约公司名称、合同款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款。

3.1.7合同签署和盖章：

合同原则上由对方先签字盖章。

合同须完成公司最终审批后我司方可签字盖章。最终签字、盖章的合同文本要求：应与审批文稿一致；会签、审批中全部调整意见修改完毕并经相应领导确认。

3.1.8合同存档、备案与上传：

合同签订后一周内，合同正本原件交风险管理部档案管理人员存档，合同副本原件交财务管理部存档，合同其他副本或复印件交成本管理部存档（工程与材料设备合同还须交项目经理存档）。同时，合同备份至集团审计、法务。

3.2合同的执行与反馈

3.2.1合同执行：合同执行部门（项目部为工程与材料/设备合同的执行部门）负责按合同条款执行,成本管理部进行监督。成本管理部每月收集各部门（项目部）合同执行中与合同管理相关的问题，汇总分析检查出的相关问题，改进合同的管理。

3.2.2合同执行部门在合同履行过程中应注意：涉及工期、造价、质量的决定应以书面形式记录和确认。涉及双方往来函件的，如以公