档案管理制度新.docx

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时间：2021年x月x日

书山有路勤为径，学海无涯苦作舟

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第

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档案管理管控制度

第1条：为规范公司档案管理管控，提高档案管理管控水平，制定本制度。

第二条：各部门应负责本部门形成的文件材料的积累、整理和向办公室档案室移交归档等工作。

第三条：凡本公司在各项经营活动中形成的具有保存价值的文件材料都应当向办公室档案室归档。

第四条：档案室主要职责：

1.制定或参与制定档案管理管控工作的规章制度。

2.负责公司档案的收集、整理、保管和归档工作。

3.负责永久性档案向有关档案机构的移交工作。

4.提高档案管理管控水平，逐步实现档案管理管控现代化、科学化。

第五条：档案的种类：

1.法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由公司印发的各种标准、规章制度等。

2.公司的重大决议。包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议纪要等。

3.相关计划性文件。包括公司发展相关计划或规划、开发相关计划、相关项目质量相关计划、营销相关计划、财务相关计划等。

4.总结性文件。包括公司年度、季度和月度工作总结、调查报告等。

5.批示性文件。包括公司各类相关计划指标、技术指标、营销指标等，以及公司各项工作指令等。

6.凭证性文书材料。包括公司经营活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同合约书、协议书等的原始记录和文本。

7.证件性文书资料。包括法人营业执照、税务登记证、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

8.汇报性文书资料。包括公司上报政府有关部门的文件资料和相关统计报表，以及公司发布的各类文书资料。

9.日常文书资料。包括公司重要的人事任免、劳动合同合约、人力资源调整、人力资源管理管控、人才引进和培训、员工考核记录等相关资料。

10.声像制品资料。包括公司经营活动或企业文化活动中，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。

11.题赠性资料。包括有关领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

12.技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。

第六条：档案管理管控的基本程序：包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用等工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。公司所有合同合约、函件均由档案室统1编号、保管。

第七条：档案的收集：把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有相关计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把公司经营活动中产生的有保存价值的各种材料，由行政办公室定期指导档案室进行整理、立卷、归档。

第八条：立卷归档的范围：凡属本制度所函盖的文件资料，均应立卷归档。

1.立卷归档的时间。

2.凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室档案室立卷归档。

3.对于某些专门文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

第九条：立卷归档的要求：

1.各部门在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递交档案室立卷归档。

2.移交档案要填写移交清单，移交清单1式二份，双方签字后各执1份。

3.归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件应当立在1起。

4.立卷时应编制好案卷目录，档案编号，把发文单位、标题、日期等相关项目填写清楚，概括而简洁地登记案卷标题，把案卷合适的内容表达出来，装订整齐、牢固，并注明保管期限。业务合同合约类编制合同合约目录，把合同合约标题、合同合约编号、签约单位、签约时间、合同合约页码、原件或复印件、经办人等详细登记，以便查找利用。

5.填写案卷1律用碳素墨水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应当清楚、准确。

6.立卷应以文件材料合适的内容为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映公司经营活动状况和面貌。

7.立卷应以相关项目为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的技术性资料组合在1起，便于查找利用。

8.立卷应以单位为主，把各单位形成的文件资料分开立卷，便于查找。

9.立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。

10.各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档应当有原件，并保持其完好无损。

11.声像档案摄录应当详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

第十条：档案的借阅：

1.档案主要供本公司利用，1般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案