档案管理制度.docx

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***************有限公司

管理管控标准

编号：***************

档案管理管控制度

编制：日期：

复核：日期：

审核：日期：

批准：日期：

***************有限公司

管理管控标准

修改履历

文件名称

档案管理管控制度

编号

*****************

序号

修改日期

修改合适的内容

起草部门

备注

0

新规制定

**************有限公司

管理管控标准

档案管理管控制度

编号：*******************

1、档案管理管控总则

1目的

为规范公司的档案管理管控，提高档案管理管控水平，充分发挥档案在公司经营管理管控中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本制度（以下简称“本制度”）。

2适用范围

本制度适用于公司所有员工，但不包括以下人员：

（1）公司高层领导；

（2）临时工；

（3）试用期员工；

（4）严重违反公司规章制度，应当按照公司有关制度及国家法律惩处的员工。

遵守《档案管理管控制度》是每位员工的责任和义务，对不遵守本制度的员工，公司将依据制度进行相应惩戒。

3管理管控职责

档案室任职人员须保持相对稳定，具体职责为：

3.1负责公司档案和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计等；

3.2负责公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进；

3.3负责档案管理管控的各项规章制度和业务标准的制订；

3.4负责档案提供利用服务；

3.5严格执行必威体育官网网址制度，做好档案密级划控和守密、解密。

4文件材料的形成和归档

档案按照记述合适的内容的不同划分为文书档案(行政管理管控、经营管理管控、生产技术管理管控档案)、科技档案（基建工程、设备仪器档案）和专门档案（会计、人事档案）；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。

5归档时间和归档程序

5.1公司各部门所产生的文书档案（含单据等），根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门零星文书档案采取各部门平时累积、每季度1次按照各类档案的管理管控细则进行整理、归档。

5.2基建工程类档案由相关项目负责人审定后，于工程相关项目竣工后三个月内统1整理后有序归档。

5.3设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司档案室归档。

5.4会计档案在会计年度结束后，暂由财务运营部保管1年，1年后由财务运营部整理后统1向公司档案室归档。

5.5人事档案分为入职档案和离职档案两种。入职档案（含转正材料）在员工试用期结束合格转正后的三个月内由人力资源部向公司档案室归档；离职档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内由人力资源部向公司档案室归档。

5.6声像、实物档案，在产生后及时归档。

5.7凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料1同归档。

6归档要求

6.1归档的文件、资料必须完整。

6.2归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须1致，并保持案卷之间的联系。

6.3电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。

6.4各类文件归档1般1式1份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。

6.5各类文件归档应及时、有效，不得将应归档的文件长时间积压在个人手中，各部门负责人应对本部门的文件归档工作进行监督、检查，如果因个人原因导致文件归档不及时，1经查实，将追究其相关责任。

7档案的利用

7.1档案管理管控员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机著录工作，为利用计算机检索创造条件。

7.2档案管理管控员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。

8档案保管期限的划分及鉴定

8.1档案管理管控员须根据各类档案管理管控细则中的《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》（附表1）确定档案的保管期限及档案的价值。

8.2档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为10年以上（不含10年），短期为10年以下（含10年）。

8.3对公司有长远利用价值的档案须永久保存。

8.4对公司在1定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。

8.5凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限1律从长。

9档案必威体育官网网址规定

9.1严格遵守本制度，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。

9.2接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。

9.3严格执行借阅制度