公司文件管理程序.pdf

公司文件管理程序

Companydocumentmanagement

procedures

1.目的-PURPOSE

为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的

文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作

出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和

适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。

2.责任-RESPONSIBIRITY

2.1公司行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起

草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监

督。

2.2行政部负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府

相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。

2.2各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发

放、归档、废止的管理。

2.4文件编制、审批、发布的权责

2.4.1行政部负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及

行政性发文（通知、通告）等文件。

2.4.2财务部负责制定公司财务管理制度文件。

2.4.2销售部负责制定公司销售管理制度文件。

2.4.4生产部负责制定公司生产管理制度文件。

2.4.5质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管

理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。

2.4.6技术部负责制定公司技术管理规范、产品技术标准、产品标准书、产品设计开

发输出文件（设计图样、产品BOM、检验标准、功效测试）等文件。

2.4.7工厂负责制定产品BOM、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由

打样工厂负责）。

2.4.8公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，部门负责人审核，副

总经理或以上领导级别批准。

2.4.8公司及各部门文件发布前，应向行政部提交电子/纸张文件审核备案，并获得

文件号。

2.5质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《SOP的管理》的

规定执行。

3.范围-SCOPE

适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。

4.操作程序-OPERATIONPROCEDURE

4.1文件的分类

4.1.1文件属性分类

（1）质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量

计划及质量体系运行过程中形成的文件。

（2）行政性文件：公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。

（2）管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等，如人力资源管

理制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。

（4）技术性文件：产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。

（4）外来文件：国家有关法律、法规、国家/行业标准、供应商/客户提供文件、

设备文档等。

4.1.2文件阶层分类

一阶文件：公司章程、公司经营规划/计划、质量手册。

二阶文件：公司经营管理活动开展所有过程控制的程序文件。

三阶文件：管理制度、规范/规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外来文件等。

四阶文件：各记录表单、报表等。

4.1.2文件密级分类

绝密文件：直接涉及到公司经营决策并影响公司权益的核心文件，如公司经营方针、

战略与重大经营举措；公司内部重大改革、重大研发项目资料；产品原理图、总图、源

代码及关键技术资料；公司财务总体状况资料。

机密文件：

公司尚未付诸实施的中长期经营规划、经营/产品项目、经营决策及经营能力配置。

各阶段的营销政策及商务、服务策略。公司内部掌握的合同书、协议书、意向书、

招标文件及可行性报告、重要会议记录。

公司财务预、决算报告及内部经营指标、各类经营情况分析。

研发输出的产品标准、产品零部件图纸、编译后程序、技术论文、产品成本核算资

料。

公司计算机网络资料及