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档案管理的规章制度

档案管理的规章制度（通用12篇）

在生活中，需要使用制度的场合越来越多，制度是要求成员共同

遵守的规章或准则。到底应如何拟定制度呢？以下是小编整理的档案

管理的规章制度，欢迎大家分享。

档案管理的规章制度篇1

为加强公司档案业务管理，进一步提高档案管理水平，保证档案

的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使公司档案管理达到规范化、

合理化、标准化，更好地为公司各项工作服务，结合实际情况，特制

定本制度，具体内容如下：

一、档案管理的范围

本公司所有需要归档的文件资料，包括：对公司在经营活动中形

成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后

勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料，在生产经营管理上形成

的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、

生产调度、设备工装（模具）管理、能源管理等方面有保存价值的原

始材料。

二、档案的管理部门

公司综合事务部为档案管理的职能部门，负责公司各类档案的管

理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需

要配备专（兼）职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整理和保

管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，

定期向档案管理部门移交档案，确因工作需要继续使用的文件资料，

原件移交档案室，使用部门留存复印件。接收档案必须认真验收，并

办理交接手续，维护档案的完整与安全，使档案更好地为公司各项工

作服务。

三、档案的分类

在切实遵循《中国档案分类法》前提下，根据公司实际情况，将

所涉及的档案划分为十大类：

1、行政管理。

2、人事管理。

3、财会档案。

4、生产经营管理。

5、技术质量安全管理。

6、基建档案。

7、外来文件。

8、声像档案。

9、实物档案。

10、其他档案。

财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、账簿、报表等相关

资料的收集、整理、归档。

实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、

奖杯奖旗等实物。以上十类档案中，每一大类档案内容又要根据需要

及实际情况分成若干小类进行管理。

四、归档要求

1、归档的文件材料要完整、系统、准确。

2、归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材

料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。

3、存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并

按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。

4、档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，

必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问

题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。

目录各项必须填写清楚（一律使用黑色中性笔填写），字迹工整、清

晰，装订整齐。

5、档案盒（袋）内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情况进

行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、

总结在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中

结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形

成时间先后排列。

6、文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档

2份或3份。对无保存价值和重复文件，需要办理销毁手续。

7、归档时间：部门或责任人应于相关工作结束后立即（最迟一周

内）将应立卷归档的文件整理立卷，向公司档案管理部门移交归档。

五、档案的查阅和借阅

1、查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、

查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。

2、查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复

制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门经理签署意见后方可

复制。

3、原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由

所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。借出档案时应注意档

案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点：

（1）借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻

阅查找。

（2）按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时