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文件收发管理制度与程序

文件审核管理办法

一、总则

为更好的提升我公司文件质量，规范文件格式，加强文

件的可操作性，使文件审核过程规范化、制度化，有效的促

进工作开展，严防各类失误和错误的发生而给公司造成的不

必要性损失，特制定本办法。

二、适用范围

（一）文件适用范围

本制度所指文件为云南华特节能环保投资有限公司（以

下统称为“公司”）所起草的一切文件。文件类型包括业务

文件、行政文件及其他文件三类。

1、业务文件

业务文件是指公司以其营业范围承揽的相应业务所应

向委托方提交的一切技术成果，其中包括文本、图件等纸质

图件以及对应的电子版资料。

2、行政文件

行政文件是指针对公司内部管理和外部协调等事宜所

起草的文件，其中包括公司内部管理制度、办公室提交有关

部门的相关文件、人员劳动合同等文件。

3、其他文件

其他文件是指公司内部出具的除业务文件和行政文件

以外的文件。

（二）人员适用范围

本制度适用的人员范围为一切参与文件审核的人员。

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三、审核流程

项目的基本审核流程按审核级别划分如下：

1、总经理

2、副总经理

3、部门经理

4、部门主管

5、起草人/责任人

（一）业务文件

审核按照文件版本和各级别人员对应填写文件审核登

记表（附件二），终审人员签字确认后方可打印、申请盖章。

（二）行政文件

1、合同类文件

具体包括办公室仪器设备相关协议、公司文件打印相关

协议、公司招待相关协议等文件，文本起草人审核完毕后，

报上级分管领导处，涉及款项较大的，需上报总经理处审核。

填写文件审核登记表（附件二），审核无误后申请盖章并执

行。

2、申报类文件

具体包括工商税务类申报、资质申报、公司相关荣誉申

报等文件，文本起草人审核无误后，上报分管副总经理处审

核，填写文件审核登记表（附件二），终审人员签字确认后

方可申请盖章并执行。

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3、公司管理性文件

具体包括公司内部发布的各种制度、通知、任命等文件，

起草人审核无误后，上报总经理处审核，填写文件审核登记

表（附件二），审核通过后申请盖章并执行。

（三）其他文件

具体包括员工个人需要等特殊情况所需公司出具的各

类证明等材料，文件起草人审核无误后，上报分管领导处审

核，审核通过后申请盖章并执行。

四、审核标准

审核标准以不出现文字性错误为基本原则。其中包括以

下几点：

1、所有文件中不得出现错别字，语句不通，标点误用

的情况，技术信息数据等必须准确无误。

2、文件编制人员要对自己的劳动成果负责，所提交审

核的资料必须是可审核状态，没有重大偏差、无技术信息数

据错误。

3、提交所有文件必须符合国家法律法规和技术标准。

4、严格遵守审核流程。

五、质量控制

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对文件审核的质量要进行严格的控制，做到遵循审核流

程、严控审核标准。按照两者结合的过程，将质量控制标准

规定如下：

1、审核按照审核流程规定级别逐步上报审核，越级审

核的，需要在申请加盖公章时说明具体情况，经领导认可登

记后准许执行；

2、审核人员对文件的审核要认真、严谨，对文件形成

的审核意见需有理有据，并严格填写文件审核登记表（附件

二），审核人员对自身提出的审核意见负有解释权，并对其

未来所引起的后果负责；

3、文件盖章执行后若仍出现可预见性文