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办公设备及耗材管理制度

第一条为了加强本公司办公用品管理，有效利用办公资源，避免浪费，明确责任，特制定本制度。本制度适用于公司所有部门办公用品发放、耗材更换及维护、办公设备使用及借用管理。

第二条职责

行政部办公室负责公司办公用品、耗材等的采购、保管、发放及记录管理工作；各部门负责本部门办公用品、耗材等计划上报、领取工作。

第三条办公用品、办公耗材定义

一类，固定资产类办公用品，如：传真机、复印机、电脑、鼠标、键盘、打印机、切纸刀及打孔器等。

二类，非消耗性办公用品，如：办公桌、办公椅、计算器、电话机、U盘、剪刀及文件柜等。

三类，消耗性办公用品，如：笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、电池、水性笔芯、复印纸、记号笔等。

办公耗材是指日常办公时使用的消耗性产品，主要是指硒鼓、粉盒、墨盒、碳带等办公设备上的易损零配件等。

第四条办公用品、耗材的管理

1.办公用品的采购

（1）一切办公用品的采购由公司行政部办公室统一负责。

（2）采购采用多家比价的方式进行，最终选择价低质优的产品。

（3）办公用品的采购价格由公司财务部进行不定期的市场监督检查，防止不正当的损公肥私的行为发生。

2.办公用品的保管

（1）办公用品由公司行政部办公室指派专人进行保管。

（2）办公用品存放在行政部办公室内的办公专用贮备柜内。

3.办公用品的发放

（1）各部门于每月29日（遇节假日提前）把各部门下月办公用品使用计划上报公司行政部办公室，填写《月办公用品领用计划》，经部门领导及主管总监签字确认。

（2）行政部办公室专员依据各部门提交的《月办公用品领用计划》与办公用品台账和库存进行逐项审核，并将审核通过项汇总填写《办公用品请购单》，报行政部办公室主管审批（各部门采购单位价值500元以上办公用品时，需报总办进行批准。特殊办公用品可经行政部办公室主管批准后方可进行采购）。

（3）消耗性办公用品根据部门实际需要以个人为单位发放。如办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由行政部办公室统一调换或回收。耗材性办公用品如有损坏或损耗应以旧换新，如有遗失应由部门或个人赔偿或自购（例如：消耗性办公用品中的水性笔芯，以消耗后的水性笔芯为参考单位，进行等量兑换）。

（4）非消耗性办公用品一般以部门为单位发放，部门内共同使用。个别非消耗性办公用品需经过行政部办公室主任同意后方可发放。

（5）一般情况下，办公用品的发放要按计划进行，不得随意领取。每月3日各部门派人到公司行政部办公室统一领取经批准的上月提交的《月办公用品领用计划》。如遇特殊情况，急需使用办公用品，需填写《办公用品申领单》（A联、B联），并由部门主管签字，行政部办公室主管确认，方可领取办公用品。A联交行政部办公室备案，B联交领用部门留存（如未提前填好，需在发放办公用品后的一个工作日内补交）。

（6）办公设备如产生故障，或者需要更换办公耗材，使用部门须填写《办公耗材维修单》（A联、B联），行政部办公室据此通知供应商进行设备维修和耗材更换。A联交行政部办公室备案，B联交申请部门留存（如遇紧急情况未提前填好，需在维护或更换办公耗材后的一个工作日内补交）。

（7）公司员工在公司内部调换岗位时，应对本人使用过的固定资产类办公用品进行当面交接；员工离职时，需要经过行政部办公室监督，办理三类办公用品的书面交接手续，在保证完好无缺的情况下方可离职，否则按原价进行赔偿。

4.记录管理

（1）办公用品、耗材的采购、保管、发放要做好记录，做到账、物基本相符合，领用人与发放人要签名。

（2）如出现账物不符的情况，要及时上报行政部办公室主管，进行检查，并及时上报检查结果。

（3）办公用品的记录保管有效期为两年。并对库存进行逐项审核，报行政部办公室主管审批。

5.公共办公设施的使用

固定资产公共设施类，如：数据投影机、塑封机、打孔器、数码相机、切纸刀等，如需借用，须填写《办公设备借用登记表》，注明借用时间，并及时归还。

第五条本制度由行政部办公室制定，解释权归行政部，自颁布之日起生效。

第六条附件

1.《月办公用品请购计划》

2.《办公用品请购单》

3.《办公用品申领单》

4.《办公耗材维修单》