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公司办公费用报销制度

为规范公司财务报销制度，加强资金管理，节约开支，提高资金使用效益。根据公司有关规定，结合公司实际情况制定本规定。

第一条日常公司费用主要包括电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、资料费、年检费、差旅费等。

第二条费用报销的一般规定

1.报销人必须取得相应的合法票据，且发票背面有经办人的签名。

2.填写报销单应注意：根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真填写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。

3.报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。

第三条费用报销的一般流程：报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→总经理审批→到会计处报销。

第四条具体费用报销制度及流程

1.电话费报销制度及流程

（1）移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准见相关管理制度。

（2）固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。但不鼓励员工在上班期间打私人电话。

2.交通费报销制度及流程

（1）费用标准

①员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经总经理同意后可以乘坐出租车；

②市内因公公交车费应保存相应车票报销。

（2）报销流程

①员工整理交通车票（含因公公交车票），在车票背面签经办人名字，并由行政部派车人员签字确认，按规定填好《交通费报销单》。

②审批：按日常费用审批程序审批。

③员工持审批后的报销单到出纳处办理报销手续。

3.办公费及办公用品、低值易耗品等报销制度及流程

办公费指日常办公耗用的电脑耗材（如打印纸、传真纸、墨盒、硒鼓等）、办公文具（如笔、计算器、文件夹、便笺等）、办公场所的零星维修费用和办公过程中发生的各项杂费等。

（1）管理规定

为了合理控制费用支出，此类费用由公司行政部统一管理，集中购置，并指定专人负责。公司行政部根据需求及库存情况编制购置预算，实际购置时填写购置申请单。

（2）报销流程

报销人先填写费用报销单（附明细单），总经理审批后出纳付款或冲抵借支。

4.招待费、资料费及其他报销制度及流程

（1）费用标准

①招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理的同意。送礼及中介费用因情况特殊没有合法票据的，应填写无单据报销单。

②资料费、其他等费用据实际需要据实支付。

（2）报销流程

①招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。

②资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。

③其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。

5.差旅费报销制度及流程

（1）费用标准：视具体情况而定。

（2）费用标准的补充说明

①住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。

②实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回时间为准。

③伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。

④宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费。

⑤出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

（3）报销流程

①出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请表由总经理批准。

②借支差旅费：出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部，按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。

③返回报销：出差人员应在回公司后5个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，总经理审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。

6.其他专项支出报销制度及流程

（1）费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用）支出。

（2）费用标准：此类费用一般金额较大，根据实际需要向总经理提交费用申报表，经总经理（副总经理）签署审批。

（3）财务报销流程

①审批报告文件后到财务部备案，以便财务备款。

②签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同。

③付款流程：由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定），财务部根据审批后的报销单金额付款。

④若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。

第五条报销时间的具体规定

为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：

1.根据公司的实际情况报销及借支不受时间限制，正常工作日可随时办理。

2.原始凭证粘贴的规定一般是：