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公司会议费管理办法

第一章总则

第一条为规范公司会议费管理，统一会议费开支标准，厉行勤俭节约，严格控制成本，在总结公司会议管理制度执行情况基础上，结合公司管理实际，特制定本办法。

第二条本办法所指会议费是指公司各部门、所属各单位、各直管项目部因召开和参加会议所发生的费用支出，包括会议期间的食宿费、会场租赁费、会场布置费、设备租赁费、文件资料印刷费等。

第二章职责分工

第三条行政部办公室为公司会议费的归口管理部门。主要职责是：

1.建立、健全公司会议费管理制度和标准；

2.组织研究、完善、监督、执行会议费的审批和报销程序；

3.组织定期盘点、分析、通报会议费使用情况。

第四条公司各部门、各直管项目部为公司会议费的使用部门。主要职责是：

1.严格执行本办法有关规定；结合实际细化会议费管控措施；

2.编制、上报、执行会议费年度计划；

3.定期汇总、分析会议费使用情况；

4.对公司会议费管控提出合理化建议。

第三章管理标准与要求

第五条依据公司下达的会议费指标，公司对会议费实行总额控制。

第六条公司内部会议分类及会议组织参照会议管理制度进行。

第七条精简会议数量，控制会议规模。内部会议场所能满足会议要求的，不在外部租赁会议场所；可以合并召开的专业会议，要合并召开；充分利用现代化手段召开电视电话会议和网络视频会议，减少和避免参会人员往来奔波及由此发生的费用支出。

第八条在公司内部会议场所召开的各类会议，遵照公司会议管理制度有关规定执行；使用公司会议室的，由会议组织部门（或单位、直管项目部）在信息网上履行申请程序。

第九条公司各部门拟在外部场所租用会场召开会议，须于每年1月底前填写《外部场所会议计划表》（见附件1），经部门分管领导审核后，提交行政部办公室汇总，再报行政经理审批。

第十条公司所属各单位、各直管项目部根据公司下达会议费预算指标，结合实际制定具体管控措施，严格控制在外部场所召开会议。

第十一条纳入公司本部外部场所年度会议计划的会议，由会议组织部门提前填写《外部场所召开会议申请表》（见附件2），经行政部办公室负责人签字后实施；未纳入年度计划，确因工作需要临时申请在外部场所举办会议，费用预算在3万元以内，经部门分管领导同意、行政部办公室负责人签字后实施。费用预算超过3万元的，须经公司总经理审批方可实施。

第十二条上级有关部门、单位委托公司各部门组织各类会议，会议承办部门须提前填写《承办会议审批表》（见附件3），附上级有关部门（单位）委托办会通知，报部门分管领导审核、行政部办公室负责人签字、总经理审批后执行。承办会议所收取的会议费应冲减会议费预算。承办会议费用预算超过5万元时，须经公司总经理审批。委托承办会议的书面通知、费用预算、实际费用发生情况等资料要及时归档留存，以便会后向会议委托单位（部门）结算相关费用。

第十三条公司所属各单位、各部门、各直管项目部召开会议，尤其是在公司外部租赁会议场所召开会议，要严格控制各项费用支出，不得借开会名义变相旅游、发放礼品。

第十四条严格控制各类庆典活动，特殊原因需要举办的，须事先履行申请审批程序，提交费用预算，经部门分管领导签字后，报公司总经理审批。

第十五条因公外出参加会议，会议期间会议主办方统一安排食宿的，住宿费、伙食补助费不予报销；不统一安排食宿的，住宿费、伙食补助费按照《公司差旅费管理办法》执行。

第四章费用管理与监督

第十六条公司会议费管理严格执行全面预算管理办法，纳入公司年度预算。

第十七条每年年初，公司行政部办公室结合实际，对公司下达的会议费指标进行二次分解，经行政部办公室审定后，对公司所属各单位、各直管项目部下达年度会议费使用指标；每月末，行政部对费用指标执行情况进行统计；每季度末，行政部对费用指标执行情况进行专项分析、通报；每年第3季度，结合实际情况对费用指标进行适当调整；每年年底，行政部对费用指标完成情况进行考核。

第十八条会议费的核算遵循《企业会计准则》和《公司会计核算标准化手册》。

第十九条会议费报销应符合公司规定程序，总额不能超出年度总预算。

第二十条公司各部门、所属各单位、各直管项目部不得以任何方式挤占其他费用指标。

第五章附则

第二十一条本办法适用于公司所属各单位、各直管项目部参照执行。

第二十二条本办法由行政部办公室、财务处负责解释。

第二十三条本办法自印发之日起执行。

附件：

1.外部场所会议计划表。

2.外部场所召开会议申请表。

3.承办会议审批表。