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档案管理制度

一、目的

为了规范公司档案管理工作，做好文件资料的保管、借阅回收、销毁工作，发挥档案价值，防止

公司信息泄露，特制定本制度。

二、档案管理体系

（一）公司成立两级档案管理体系，人事行政部为公司档案主要责任单位；公司二级管理部门为

各部门或店铺，均应指定专人兼职负责；

（三）档案分类、目录、编号的原则由人事行政部统一制定。密级档案必须保证安全。文书结案

后，原稿或正本应归档，需经常性使用的，应留副本使用；

（三）本制度所指档案包含

1、各项规章制度

由人事行政部保存原档，并按时更新。

2、员工档案

包括：求职、试用、正式录用、各环节培训、奖惩、晋升、转岗、离职（开除）的信息记录。由

人事行政部门负责存档保管；仅公司管理层可调看员工档案，并需登记查阅记录。

3、店铺档案

包括：开店时间、开店主体公司或个人、主营类目、主账号信息、登陆邮箱、绑定手机、历任店

长、大促业绩（88、99、1111、1212等）。由人事行政部门负责更新保存；仅公司管理层可调

看员工档案，并需登记查阅记录。

4、产品信息档案

包括：品牌、商品名、图片、产地、规格、功能、主要成分、服用方法、适用人群、保质期、注

意事项、禁忌、储存方法、在售情况。由品牌专员负责更新保存。

5、国家政策及地方政策文件、平台政策文件

包括：国家及地方出台的有关跨境电商的政策性文件；天猫、淘宝、京东、洋码头、苏宁、亚马

逊等出台的有关店铺经营的政策文件。由总经办负责搜集各项政策文件并存档。

6、授权文件

包括：各品牌直接或间接授权公司经营品牌商品或店铺的授权文件。由总经办负责保存各项授权

文件原件。

（四）店铺/部门资料

1、店铺资料

（1）月报表

店铺经营情况报表、各店铺客服情况报表、产品经营分析报告、CRM分析报告、推广分析报告；

（2）商品营销活动

（3）美工图片资料

（4）店铺签字授权文件原件

存档要求：店铺资料由店铺内部搜集整理，按时间、活动分类存档店铺钉盘。

2、部门资料

（1）月报表

财务分析报告、库存监管分析报告、采购计划书、风控报告、人事分析报告、办公及行政费用分

析报告、制单分析报告

存档要求：综合部门月度分析报告，需在每月月初邮件发送给总经理，并抄送总经办。部门和总

经办按时间分别存档。

（2）财务信息档案

包括：银行账户信息、支付宝信息、以及其他第三方支付信息等。由财务部经理负责保存，并不

定时更新。

（3）供应商档案

包括：品牌档案--品牌名称、品牌对接人信息、商品上架情况、销售数据、沟通进度、品牌支持

等；贸易类供货商--联系方式、供货类型等。由供应链部经理保存并更新。

（4）培训资料

包括：培训时间、培训岗位及人数、培训老师、培训内容、培训效果等。由人事行政部保存并更

新。

（5）推广资源档案

包括：淘客、刷客等资源信息。由技术部保存并更新。

（5）批发商分销商档案

包括：联系方式、经营概况、进货记录（时间、商品数量和类型、单价、货值等）。由B2B分销

部门保存更新。

三、文件、档案整理

（一）文件点收

文件结案移送归档时，根据如下原则点收：

1、检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。

2、文件如经过抽查，应有管理部门主管的签认。

3、文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。

（二）文件整理

点收文件后，应依下列方式整理：

1、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

2、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢。

3、文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。

4、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管

工作。

四、档案分类

（一）档案分类应根据内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以

部门区分，然后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类；

（二）档案分类应力求切合实用。如果因案件较多、三级分类不够应用时，须在第三级之后增设

第四级“细类”。如案件不多，也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。

五、档案名称及编号

（一）档案名称

1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且

要有一定范畴，不能笼统含糊；

2档案分类各级名称经确定后，应编制《档案分类编号表》，将所有分类、各级名称及其代表数

字编号，用