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档案利用率相关问题11篇(全文)档案利用率相关问题(精选11篇)

档案利用率相关问题第1篇

档案收集工作的目的是解决档案分散形成与集中利用之间矛盾的一项工作，是档案利用工作顺利进行的基础工作之一。

档案是分散于各形成单位的，为了达到广泛利用与集中利用的目的，因此，要对分散档案进行接收与征集。档案馆应严格按照统一标准收集档案，保证入馆档案的质量与完整，维护全宗及全总群的相对完整。正确把握丰富馆藏与优化馆藏之间“度”的问题，一方面，要求合理有效的开发档案信息资源，丰富馆藏档案内容及档案载体形式，求档可查，需档可阅，避免档案馆的“无米之炊”现象，不能因库存数量不足而影响档案用户的利用需求的实现。另一方面，优化馆藏以提高档案质量，避免有档必归、皆档必收的现象，减少重分档案占去空间的现象。加强档案的收集工作，提高归档率、完整率、准确率，建立门类齐全，结构合理，内容丰富的馆(室)藏体系，坚定档案利用效果物质基础。反之，如果档案资料不齐全，则不能满足到馆用户对档案的利用，无法为用户解决问题，影响档案馆的主体地位；如果档案馆收集资料过于重复，也很难保证第一时间提供给用户以准确的信息，不仅造成资源浪费，也可能导致查准率的降低。

档案利用工作为档案收集工作提出了“量”与“度”的要求。随着社会档案意识的提高，各行各业乃至公众对档案的需

求不断增加。档案利用工作的指导思想之一便是全面地为档案用户服务，那么如何做好全面服务变成了档案馆亟待解决的问题之一。档案的利用群体已从原政府机构及历史学者逐渐扩大到普通民众，这就说明了档案利用的“面”在不断扩大，同时，档案的利用“点”也在发生变化，为社会及经济建设服务的作用得到了广泛认可。因此，档案的收集工作不仅仅是局限在国家各行政机关，档案工作部门需扩大档案收集范围，加大对反映具体形象生动、具有典型意义的档案的收集；加大对反映社会经济生活、科技生产生活档案的收集；加大对反映专业特色及地方特色档案的收集；加大特殊载体档案的收集等。以此，满足用户对档案多方面的需求，真正提高档案的利用率。档案收集工作与档案利用工作相辅相成，前者为后者提供充足的档案信息资源，保证利用目的的实现与利用效果的最大化，后者为前者提出新的要求与收集方向。没有收集工作，利用工作无从做起，同样若没有利用工作，所收集的档案将变为一种“死档案”,失去了档案存在的价值与意义。

二、档案整理工作与档案利用工作

档案的整理工作是建立档案实体的管理秩序，使保存的档案有序化、条理化，包括全宗的划分和排列、全宗内分类、文书立卷、案卷排列与编号、编制案卷目录等环节。档案整理工作的目的是为了解决档案的零乱与管理和利用系统化之间矛盾的工作，档案整理工作质量的好坏直接影响着利用工作效率的高低。我国党政档案统一管理的特性决定了我国档案保管的特殊性，在分类时要考虑必威体育官网网址与公开、党内与党外等各方面的因

素，避免出现混合卷、杂卷等现象。多年来，我国始终坚持按年度、组织机构、主题等立卷，便于档案利用目的的实现，利用者查档调卷，能准确、便捷的查到所需档案。档案的整理工作要尊重和维护档案的本质特性，保持档案文件之间的历史联系，尽量采用简便有效的方法去整理，档案的种类极其复杂，档案管理工作要根据不同类型档案的不同情况和要求，去全面综合性地考虑。在注意历史联系的同时也要考虑到全宗的划分和排列，这是档案管理的高层次整理工作，正确的确认去区分全宗是此项工作的核心任务，而最终还要明确全宗内的分类。

档案利用工作为档案的整理工作提升了一定的标准。首先，体现在文书部门。立卷归档工作是由文书处理人员与档案工作人员协作完成的一项工作，案卷的质量影响着档案利用工作的开展，因此，在文件转化为档案伊始就应该严格控制，只有首发环节认真落实，后续工作才能高效率进行。有文必档，有的是该归档的又没归档，组合成案卷要么属于短期保存的文件在永久或长期卷中，而价值珍贵的档案却装入短期卷中，这种现象所带来的严重后果十分严重，待档案提供利用时，有时为找一份文件，往往花很多时间和精力。其次，体现在档案部门。档案利用工作对归档文件的有序化、条理化、秩序化提出了更高的标准。一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践中所形成的档案的有机整体构成一个全宗，但是特殊情况的发生导致了全宗的混乱与歧义现象十分普遍。如不正确对待此类问题，将阻碍档案利用工作的进行。档案整理的清晰化、有序化，加快档案利用工作的开展，为利用者快速、准确、及时地提供

档案提供保障，与此同时，档案利用工作的扩大开展，也为档案整理的标准提升到了更高的层次。

三、档案保管工作与档案利用工作

作为档案管