行政办公规范管理制度.doc

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方案设计管理流程

编号：JSCR-SJ-LC004

版号：A/0

行政办公规范管理制度

批准：

审核：

拟稿：

主责部门

区域总部人事行政部

相关部门

城市公司人事行政部

执行日期

备注

1、目的

维护良好的办公秩序，规范日常管理行为，创造良好的企业形象和办公氛围，保持舒适、整洁、有序的办公环境，提升公司整体形象。

2、范围

本制度适用于某某置地江苏省公司各部门。

3、职责

人事行政部负责对本制度的执行情况进行督导和检查，各部门负责人负责本制度的落实并对执行情况实施检查。

4、方法和过程控制

4.1办公礼仪管理

4.1.1员工进入办公区域严禁衣冠不整，公司配发制服的员工应按照要求着装，并正确佩戴工作牌；其他员工应穿着与办公环境相符合的衣物，禁止穿着暴露、怪异的衣物。

4.1.2男同志不留胡须和蓄长发，女同志不得烫染不符合办公要求的发型，不得浓妆艳抹以及使用浓烈的香水。

4.1.3办公时间内应保持饱满的精神状态，坐立行走姿态端庄、严谨。

4.1.4保持一个健康、快乐的心情，避免将生活中的烦恼带入办公场合，微笑面对同事及任何来访者。使用敬语，注意在各种场合的言谈举止，维护良好的公司形象。

4.1.5电话铃响后请及时接听，先说“您好”

4.1.6接待来公司（部门）参观、访问的客人及办事人员，要热情大方，彬彬有礼，来访客人需由被访者本人或者被访者安排相关同事到前台迎接，不得让客人自行进入或离开办公区域。

4.1.7办公时间内应坚守岗位，严禁窜岗、聚众聊天、喧哗、嬉笑打闹，如有事离开座位时应主动将去向以及预计返回时间告知同事；如部门同事不在办公区时，应主动代接电话，待同事返回时告知。

4.1.8进入领导办公室时，应主动敲门示意，在征得同意后，方可进入。

4.2办公环境管理

4.2.1员工的办公室或办公位由人事行政部统一安排，如需调整或使用他人及空置的办公位时，须经人事行政部同意。

4.2.2员工办公桌面上只允许摆放办公必需品，严禁摆放与工作无关的各类物品和资料，保证桌面的卫生整洁。

4.2.3办公桌面上的电脑设备、文件架、电话、水杯、日历等物品要摆放整齐。午休、外出和下班时要把桌面物品整理好，应及时将座椅归位，文件放入文件架（柜）中，重要的文件资料一律存放于有锁具的文件柜中。

4.2.4办公隔断上严禁张贴与工作无关的相片、图片及资料，电脑的桌面背景必须文明健康。

4.2.5员工个人办公桌面的卫生由员工自行清扫，保持个人办公区域的整洁卫生，不得在个人办公区域内乱堆乱放各类物品和乱扔废纸杂物。

4.2.6在开放办公区办公的员工应主动将手机调成震动状态或将铃声调至适当音量，以免影响其他同事办公。

4.2.7各部门召开会议需要使用会议室或洽谈室时，须提前通过OA系统进行预订，不得擅自使用会议室和洽谈室；如需提供电脑、投影仪等相关服务，应提前与人事行政部联系，以便做好准备。

4.2.8接待来访、业务洽谈应在指定区域或洽谈（会议）室进行，以免影响他人办公。

4.2.9最后离开办公区域的人员，应随手关掉所属区域的电灯、空调等设备的电源，并关好办公室的门窗。

4.2.10独立办公室的员工如短时间离开办公室时，应自觉关闭灯具、空调以及电脑显示器，节约资源。

4.2.11办公区域内空调控制开关由人事行政部统一设置，员工不得擅自更改参数。

4.2.12未经允许，禁止带领亲友或其它与公司业务无关的人员进入办公区域。

4.3办公秩序管理

4.3.1员工在办公区域内一律不准吸烟；如发现客户在公司办公区域内吸烟时，应进行有效劝阻，未进行劝阻的，视同本人违规。

4.3.2员工在工作时间内如因工作需要离开办公区域时，应填写《外出申请单》，经上一级领导同意，并将《外出申请单》交至前台备案后方可外出，工作事务处理完毕后，应及时返回；超出出勤时间不能及时返回的，应以电话的形式征得上一级领导同意并在《外出申请单》上进行补签确认。

4.3.3员工不得将早点及其他食品带入办公区域内食用；工作时间内，严禁在办公区域浏览与工作无关的书籍、报刊和做与工作无关的事。

4.3.4员工在办公区域或公共区域时应注意自身形象，不得勾肩搭背、嬉笑打闹。

4.3.5公司办公电话仅限于工作联系，员工不得利用公司的电话拨打个人私话以及与工作无关的声讯台、天气预报信息台；禁止使用传真机拨打私人电话。

4.3.6正确使用办公区域内的各类公用设备和物品（如：饮水机、传真机、碎纸机、复印机、公用打印机等），不得违反设备的操作流程和注意事项；按需领用办公用品，不得出现浪费的现象。

4.3.7节约办公费用，养成良好的节约习惯。节约纸张，不合要求