综合conference call and meeting conduct电话进行.pptxVIP

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2024-08-26 发布于北京
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综合conference call and meeting conduct电话进行.pptx

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ConferenceCallandMeetingConductQATrainingDepartment

OverviewDescriptionMeetingPreparationMeetingAttendeesSettingupaTeleconferenceConductofMeetingMeetingMinutesandFollow-Up

DescriptionThisSOPwillserveasatoolforthepreparationofallmeetings,bothinternalandexternal.Onlythosepersonswhoaredirectlyinvolvedinthefocus/purposeofthemeetingwillbeinvited.

MeetingPreparationInadvanceofateleconferenceorface-to-facemeetingwithaSponsor,itmaybenecessarytoholdaninternalmeetingatIPAtoreviewtheingagendaandaddressallActionItems.Thepurposeoftheadvancemeetingistoensurethatallteammembersareawareoftheexpectationsoftheteleconferenceormeetingandarepreparedtopresentontheirdesignatedagendatopics.Advanceinternalmeetingsmaybescheduledroutinelypriortomeetingswithsponsorsoradhoc.

MeetingPreparationThePMorPAwillscheduletheconferencecall/meetingviaMicrosoftOutlookandreserveanyresourcesneededfortheconductofthemeeting.Ifameetingisrecurrent(e.g.,heldonthefirstMondayofeverymonth),amaximumof5meetingswillbescheduledinadvance.Thedetailsofthemeeting(includingprojectID,topic,face-tofacemeetingvs.conferencecall,etc.)willbeincludedinthesubjectofthemeetingrequest.ExternalattendeesshouldnotbeincludedintheMicrosoftOutlookmeetingrequestgeneratedbyIPAunlessrequestedbytheclient.

MeetingPreparationIfthemeetingisfacetofaceatIPA,thePAwillprovidetheReceptionistwiththenamesofthevisitorsandtheirarrivaltimes.ThePAwillsendtheIPAGuestBooklettothevisitor(s)andmaymaketransportation,hotel,andmealarrangementsasnecessary.ThePA,incollaborationwiththePM,willpreparetheagenda.Theagendawillbecustomizedtoreflectthecurrentfocusoftheproject.Theagendawillincludethefollowing:Sponsor;Project;Titleofmeeting(i.e.,weeklyteleconference,face-to-f