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文件传阅管理规定
为规范文件传阅程序,更好地发挥文件指导实际工作功
能,切实提高办事效率,制定本制度。
一、收文
(一)纸质来文
1、签收。收到来文,应看清是否属于本单位收文,检
查封皮编号与投递单是否相符,文件装封、密封条是否破损
等情况,检查无误后,方可签字、盖章、注明日期。
2、拆封。来文均需秘书科文件专管人员拆封,其他人
员不得任意拆封。写明某个部门或个人亲收的文件,应先登
记,然后送交有关部门或个人。
3、核对。文件拆封后,要对照发文通知单核对文件种
类和份数。同时,检查文件是否有未装订、缺页或手续不全
等问题,发现问题及时向发文单位查询,及时沟通处理。
(二)电子来文
电子来文是指从Foxmail公文收发系统接收的电子公
文。工作日应保证每天上、下午各接收一次,确保接收及时,
不得出现上网断档和电子公文积压、延误现象。下载后的电
子公文,经核对无误后,进行打印装订。
二、登记
将收到的文件,分别按照中央、省级、市级和密级、非
密的分类在公文登记簿上分簿登记。注明来文机关、收文编
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。
号、成文时间、收文时间、文件字号、收到份数、密级与文
件标题。
三、批阅
1、收文登记后,要清楚无误地填写《文件处理单》。
2、将附有《文件处理单》的文件交由办公室主任。主
任阅文后统一签批,写明阅知范围和阅办单位。
四、传阅
1、办公室主任签批的文件,根据批办意见按顺序传阅,
如有领导外出不能及时阅签,经秘书科负责人同意后可先由
其他领导传阅。领导阅文后应签字、注时,如有阅批意见,
秘书科应联系相关单位及时交办。
2、部门领取人在领取文件时应在收文登记簿上注明领
取人、领取日期,阅文后应及时交还,送还文件时注明送还
日期。
3、各部门领取文件后应及时向领导汇报,提高文件传
阅效率。对于密级文件,应根据必威体育官网网址要求妥善保管。
4、经办人应做好登记,随时掌握文件的去向,保证文
件安全。文件传阅完毕后,应在《收文登记簿》或文件处理
单上注结。
五、归档
将办理完毕的文件按不同的分类和序号分别归在相应
的文件盒内,以备查考。
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。
每年度文件及时整理,装订成册,向档案局存档。
六、清退
按照上级的文件清退通知单,在规定的清退范围和清退
时间内,填写清退表,到上级部门进行清退。清退中发现有
文件缺失等问题,要认真组织查找,并及时向领导汇报。
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。
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