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编号细则
(一)文件资料、记录编号规则
1目的
确保对公司文件、资料及记录进行有效控制,便于识别、记录和查询,为文件资料和记录的保管、查阅创造条件。
2范围
适用于公司质量管理体系要求的文件、资料识别,以及质量管理体系实施过程中有关质量记录的标识。
3文件的编号与格式
□□□/××××—××××
编制年份(发文年)
顺序号
分类号
企业代号
4质量体系文件编号格式说明
4.1质量体系文件编号规则
4.1.1企业代号标识:用企业名称简写的汉语拼音字母表示:
WNO——机动车检测有限公司
4.1.2文件分类号标识:
QM——质量手册QP——程序文件
QR——质量记录QJ——检测作业指导书
QL——管理制度QS——设备操作规程
QZ——仪器设备自校规范QH——仪器设备期间核查规程
QT——其它
4.1.3顺序标识:此文件在系列文件中的顺序号。
4.1.4年份号标识:发布此文件的年份编号。
4.1.5版次编号:对文件进行给修改时需要对修改的次数编号,修改次数的编号以阿拉伯字标识,但需要换版时,以大写英文字母标识,修改和换版的规定见《文件控制程序》。
4.1.6例如:
质量管理体系质量手册编号:WNO/QM01—2013
表示该文件是:公司2009年发布的质量管理体系第一层次文件2013年编制序号为01的质量手册。
4.2外来文件编号
4.2.1外来文件的接收,应先经办公室接收,经办公室识别是否属于受控文件。外来非受控文件以行政文件方式接收,按行政文件编号方式编号,受控文件按4.2.2—4.2.4方式编号。
4.2.2企业代号标识同4.1.1。
4.2.3文件分类号标识:
FG——法律法规
BZ——国际国家标准
JS——技术资料
QT——顾客和供方等相关方文件
4.2.3顺序标识:按收集先后顺序编号
4.2.4年份号标识:按收集时间的年份编号。
4.3行政性文件收发编号
行政性文件编号如下:
XXX[XXXX]第X号
发文顺序号
发文年份
公司代号
公司代号一般以“温瓯检收”或者““温瓯检发”标识。
4.4文件的发放
4.4.1对发放至有关人员的文件资料属于受控的都应编制发文编号,以加盖“受控文件”章方式手动填写,“受控文件”章应包含一下内容:
受控文件
分发号
持有人
发文时间
4.4.2受控文件发文号应与编制文件的编号有所区别,其编制年号由发文年月来代替,按部门分类应有唯一性代码予以区别。
4.4.3文件分类号标识:
JZ——机构认证
GL——管理层(总经理、质量负责人、技术负责人)
CD——档案室存档
XZ——办公室
SL——受理大厅
AJ——安检车间
HJ——环保监测车间
4.4.4顺序标识:按各部门编制人员顺序编号,应编制所有人员固定编号和分发文件的目录存档。顺序号以01开始编号。
4.4.5年份号标识:按发放时间的年份编号。
4.4.6文件层次标识:可省略。
4.4.7发文时间:按持有人签收的时间编写。机构认证需要的文件可以不用填写。
4.4.8例如:
受控文件
分发号
WNO/SL02-2013
持有人
Xxx
发文时间
2013年10月21日
表示该文件为:机动车检测有限公司受理大厅编号为02的员工xxx持有,分发时间为2013年10月21日,WNO-SL-02-2013即为该员工所有受控文件的唯一标识。
4.4.9非受控文件的发放以行政行文形式分发。
4.5文件的存档
存档文件的编号按《档案管理程序》执行。
5相关文件
《文件控制程序》。
《档案管理程序》
(二)体系文件编号细则
目的
为了正确地指导制定质量体系文件,使编制的质量体系文件的标识、结构与格式系统协调,以利于文件管理,确保质量体系的有效运行。
范围
本导则适用于本企业体系文件的编制。
职责
质量部负责本导则的编制和管理,各相关部门负责本导则的实施。
管理内容
质量体系文件
质量手册(代号:QM)
程序文件(代号:P)
作业文件(代号:W)
质量记录(代号:QR)
质量体系文件编写的标识和结构
质量手册
4.2.1.1标识
OY--QM-XX
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