宁夏高速公路电子档案信息管理系统的设计与研究(投搞).pdfVIP

宁夏高速公路电子档案信息管理

系统的设计与研究

贾斌张晶王晓东姬海军

（宁夏交通信息监控中心，宁夏银川750001）

摘要：随着宁夏高速公路通车里程的不断增加，在工程建设过程中形成了近5万册的工程

管理、设计、施工、监理、决算等技术文件资料，档案数量的不断增加给竣工文档的管理工作

带来诸多不便，由于竣工档案数量巨大，所占用的档案室面积也较大，仅资料保管一项，就需

要花费大量的人力和物力；查询检索困难，相关单位查阅竣工文件资料时，需按照案卷目录逐

级查找，费时费力，难以满足方便快捷的要求。

本文针对目前宁夏高速公路竣工文档的管理现状和存在的不足，依托“宁夏高速公路电子

档案信息管理系统”课题的研究和实施，对高速公路竣工文档信息管理系统建设及其相关的系

统设计技术和工程管理技术进行了深入的研究，提出了高速公路竣工文档电子化的解决方案、

技术路线和开发思路，对于提高宁夏高速公路竣工文档的管理水平、降低档案管理成本具有重

要的意义。

关键词：高速公路，竣工文档，文档管理，信息系统，系统设计

1研究背景

竣工文件是高速公路建设项目的重要组成部分，是真实反映高速公路建设全过程的重要

资料，它对工程建设、管理、养护、改扩建及今后的高速公路发展具有十分重要的意义。交

通部《公路工程竣（交）工验收办法（交通部令2004年第3号）》明确规定，只有竣工文件

已按要求编制完成方可对公路工程项目进行竣工验收。

然而，竣工文件的整理、编制、归档等工作对项目建设管理单位来说，是一项繁琐而庞

大的工作，这主要是因为：一是建设、监理和施工单位的内业资料，往往是在工程临近结束

时才开始整理，各单位平时的档案管理基本上沿用了文书档案管理的方式，数量繁多的资料

在工程临近结束时整理起来比较困难；二是工程管理人员和档案管理人员对彼此的业务不熟

悉，内业资料的整理过程中经常出现重复返工现象；三是为保证竣工文件的原始资料的完整

性和真实性，竣工文件的查阅一般都使用副本，通常副本都要制作一至二套，相当程度上增

大了编制竣工文件的工作量。

宁夏回族自治区交通厅于2001年颁布了《宁夏高等级公路建设项目竣工文件编制办法》

（以下简称为《编制办法》）。《编制办法》对竣工文件的组成类别、组织体系及内容等进行

了详细的规定，要求竣工文件必须按照统一的标准和要求进行编制，竣工文件所包含的资料

来源于工程建设的全过程，特别是原件，必须由参建单位分块分层编制，分级审查，分级负

责。在《编制办法》的指导下，全区已建成的高速公路逐步形成了统一的竣工文件。

近年来，宁夏的高等级公路建设发展很快，截止2004年底，高速公路通车里程已达549

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公里，形成的竣工文件已达5万余册。不断增加的竣工文件给档案管理带来很大的问题，主

要表现在以下几个方面：

1.编制副本增加了竣工文件编制的成本，《编制办法》要求竣工文件大部份

卷册的原件要有复印件，这样做虽然在一定程度上保证了竣工文件的安全、完整（普

通借阅只使用副本），却在一定程度上增大了编制的成本。

2.日常管理困难，由于竣工档案数量巨大，所占用的档案室面积也较大，

对档案室的空间、设施、环境的要求也越来越高，仅档案保管一项，就需要花费大量

的人力和物力。

3.查询检索困难，相关单位查阅竣工文件资料时，需按照案卷目录逐级地

查找，费时费力，难以满足方便快捷的要求。特别是当档案资料分布在不同档案室时，

查找资料更是非常不便。

为解决上述问题，宁夏高速公路工程建设指挥部决定对现有5万余册的竣工文档进行

影像数字化加工，并将对以后形成的竣工文件，不再制作“纸质副本”，而是把原件影像数

字化，制作“数字副本”，同时开发高速公路竣工文档信息管理系统。

宁夏高速公路电子档案信息管理系统的设计目标是：通过对现有大量竣工文件进行数字

化加工，转换成电子影像并能够快速检索和网络化管理，从而建立起功能完善的高速公路竣

工文档信息管理系统，以提高档案管理水平，降低档案管理成本。

为此，经宁夏交通