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专题会议制度

一、目的

为规范专题会议的组织和管理，提高会议效率和决策质量，确保各项工作的顺利推进，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司内部各类专题会议的组织和管理。

三、会议类型

战略规划专题会议：讨论公司的长期发展战略、年度经营计划等重大事项。

项目推进专题会议：针对特定项目的进展情况、问题及解决方案进行讨论。

技术研发专题会议：研究技术创新、产品研发等相关问题。

市场营销专题会议：分析市场动态、制定营销策略。

其他专题会议：根据实际需要召开的特定主题会议。

四、会议组织

会议发起

专题会议由相关部门或领导根据工作需要发起。

发起部门应明确会议主题、目的、时间、地点和参会人员等信息，并提前通知参会人员。

会议准备

发起部门负责会议的筹备工作，包括准备会议资料、安排会议场地等。

参会人员应根据会议主题做好准备工作，如收集相关数据、准备汇报材料等。

会议主持

专题会议一般由相关领导或部门负责人主持。

主持人应确保会议的顺利进行，控制会议节奏，引导参会人员围绕主题进行讨论。

会议记录

了解会议主题和议程：在会议前，熟悉会议的主题、目的和议程，以便更好地理解会议内容并准确记录。

准备记录工具：选择合适的记录工具，如笔记本、电脑或录音设备等。确保工具的可靠性和易用性。

确定记录格式：根据会议的类型和要求，确定合适的记录格式，如逐字记录、要点记录或问题与解决方案记录等。

会中记录

认真聆听发言：在会议中，集中注意力聆听发言者的讲话内容，确保准确记录每一个重要观点和信息。

记录关键信息：重点记录会议的主题、目的、议程、决策事项、行动计划、责任人、时间节点等关键信息。

采用适当的记录方法：

逐字记录：对于重要的发言内容，可以逐字记录，以确保准确性。但这种方法可能比较耗时，适用于重要决策或争议性较大的会议。

要点记录：记录发言者的主要观点和关键信息，忽略一些细节和重复内容。这种方法可以提高记录效率，适用于大多数会议。

问题与解决方案记录：将会议中提出的问题和相应的解决方案分别记录下来，便于后续跟进和解决。

标注发言人：在记录中明确标注发言人的姓名或职务，以便后续查阅和理解。

使用简洁明了的语言：记录时使用简洁明了的语言，避免使用过于复杂的句子和专业术语。确保记录易于理解和阅读。

注意记录顺序：按照会议的发言顺序进行记录，确保记录的连贯性和逻辑性。

利用录音设备辅助记录：如果条件允许，可以使用录音设备辅助记录会议内容。在会议结束后，可以根据录音对记录进行补充和完善。

三、会后整理

及时整理记录：会议结束后，尽快整理会议记录，确保记录的准确性和完整性。

核对记录内容：对照录音或其他参会人员的记录，核对自己的记录内容，确保没有遗漏或错误。

补充遗漏信息：如果在整理过程中发现有遗漏的信息，可以通过询问参会人员或查看相关资料进行补充。

整理格式和排版：对记录进行格式和排版整理，使其更加清晰易读。可以使用标题、段落、编号等方式进行组织。

发送记录给参会人员确认：将整理好的会议记录发送给参会人员进行确认，确保记录的准确性和完整性。如有需要，可以根据参会人员的反馈进行修改和完善。

存档会议记录：将确认后的会议记录进行存档，以便后续查阅和参考。可以按照会议的类型、时间或主题等进行分类存档。

四、定期回顾和总结

定期回顾会议记录：定期回顾过去的会议记录，了解会议决策的执行情况和问题的解决进展。

总结经验教训：通过回顾会议记录，总结经验教训，不断改进会议记录的方法和质量。

分享优秀记录：可以将优秀的会议记录分享给其他记录人员，以提高整个团队的记录水平。

总之，确保会议记录的准确性和完整性需要在会前、会中和会后各个环节都采取有效的措施。通过认真准备、仔细记录、及时整理和定期回顾，可以提高会议记录的质量，为会议决策的执行和问题的解决提供有力的支持。

五、会议流程

会议签到

参会人员应在会议开始前签到，确保会议的出席率。

会议开场

主持人介绍会议主题、目的和议程，明确会议的重点和要求。

主题汇报

相关部门或人员进行主题汇报，介绍相关情况和问题。

讨论交流

参会人员围绕会议主题进行讨论交流，提出意见和建议。

决策制定

主持人根据讨论情况进行总结，制定决策事项和行动计划。

会议总结

主持人对会议进行总结，强调会议的重点和要求，明确下一步工作的方向和任务。

六、会议纪律

参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能参加会议，应提前向主持人请假。

参会人员应遵守会议纪律，不得随意打断他人发言，不得在会议期间进行与会议无关的活动。

参会人员应积极参与讨论交流，提出建设性的意见和建议。

会议期间应关闭手机或调至静音状态，不得在会议室内接听电话。

七、会议跟进

会议决策事项和行动计划应由相关部门或人员负责跟进落实。

发起部门应定期对会议决策事项和行动计划