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会议室工作流程
第一篇:会议室工作流程
会议室工作流程
一、会议前期准备
(一)查看会议室使用通知单
1、认真查看会议时间、会议地点、会议召集人、会议承办科室、联系人、参会人数等,做好相关准备工作。
(二)会场布置
2、检查会场笔、茶杯、文件夹等必要设施和工具情况,缺少时及时补充。
3、联系会议联系人,准备桌签、横幅及其他特别要求的工具用品等。
(三)会前检查
4、检查会议桌、台面、地面及会议用仪器卫生及物品摆放是否规范。
5、通知水电科,提前30分开启会议室相关区域的照明、空调设备,确保正常使用,温控适中。
6、通知水电科,提前30分钟调试会议室音响、话筒、投影仪等必要设备,确保正常使用。
7、复核会议通知单的所有要求,检查横幅、桌签摆放及内容,确保摆放正确,内容无误,检查茶叶开水是否充足到位。
8、检查告示牌、“签到处”、签到册的摆放及内容是否无误。
(四)人员安排人员
9、会务服务人员提前30分钟站立门口,迎接参会人员到来。
10、通知水电科音响设备控制人员提前30分钟到达控制区域,做好准备工作,并全程跟踪会议,处理应急事务。
二、会议现场服务
(一)主席台服务
11、保持主席台上的卫生干净整洁。
12、明确主席台总人数和各排人数、主要领导的座位和生活习惯及服务标准、工作要求。
13、会前15分钟,排队进入会场倒水,初次倒水为茶杯50%-60%,茶杯的花色图案要对正主人,茶杯把手向里呈45度。
14、第一次30分钟续一次水,以后每隔40分钟续水,三次后要重新泡茶。
15、会前10分钟,按照各自分工就位,照顾与会者入场、就坐。
16、会议进行中,主席台一侧确保至少设一人观察台上情况,处理应急事务。
(二)场内服务
17、保持会场卫生干净整洁,及时清理会场垃圾。
18、会议进行中要及时续水。
19、会议休息或休会时,要及时打开窗帘,按规范要求站到自己的位置,照顾与会者出入或退场。
三、会议后续服务
(一)会场收尾工作20、引导与会人员出入。
21、清理桌面,倾倒茶水,收集茶杯,及时清洗、消毒备用。
22、检查补充缺少纸笔等必须品。
23、撤下会标、桌签、指路牌等标志。
24、通知水电科,检查电器设备是否完好,并及时切断电源。
25、全面清理会议室卫生,检查无误后拉好窗帘,关闭门窗。
(二)如果有必要,按照会议前期准备流程,做好下一场会议前期准备工作
四、总结与评估
26、认真填写会议服务记录表,并由会议室使用人签字后及时交回政秘科。
27、会议室服务人员认真总结整场会议服务情况,不断提升会务服务水平。
第二篇:会议室倒水流程
会议室倒水流程
1、顺序:开会倒茶,从右边开始(领导先,顺时针顺序进行)倒水后,壶嘴不要对客人,要从客人右边倒。主席台一定要从客人背后加水。
2、添水时,如果是有盖的杯子,应用左手的小指和无名指夹住高杯盖上的小圆球,用大拇指、食指和中指握住杯把,从桌上端下茶杯,腿一前一后,侧身把水倒入杯中。
3、客人的工作或交谈的话,要说一声“对不起”,倒水时要注意不要太满,以杯的七八分满为宜。端放茶杯动作不要过高,更不要从客人肩部和头上越过。
4、续水时不要把壶提得过高,以免开水溅出。不要不端茶杯直接倒水或把杯盖扣放桌上。
5、续水,一般在活动进行15--20分钟后进行,要随时观察会场用水情况,遇到天热时就要随时加倒,续水时瓶口要对准杯口,不要把瓶口提得过高,以免溅出杯外。如不小心把水洒在桌上或茶几上,要及时用小毛巾擦去。不端下茶杯,而接在桌上或茶几上往杯中倒水、续水,是不符合操作规范的。在往高杯倒水、续水时,如果不便或没有把握一并将杯子和杯盖拿在左手上,可把杯盖翻放在桌上或茶几上,只是端起高杯来倒水。服务员在倒、续完水后要把杯盖盖上。注意,切不可把杯盖扣放在桌面或茶几上,这样既不卫生,也不礼貌。如发现宾客将杯子放在桌面或茶几上,服务员要立即斟换,用托盘至托上,将杯盖盖好。
5、倒过水后,要逐杯加以检查。检查时,可用于触摸一下杯子的外壁,如果是热的,表明已倒过水,如果是凉的,说明漏倒水了,要及时补倒。
6、会议开场前选择好加水时间会议加水时间一般要选择在会议开始前5分钟左右。
第三篇:会议室预约流程
XXX公司会议室管理暂行办法1、、目的与适用范围
1.1目的:为了充分利用会议室的功能,给公司同仁创造一个良好的工作环境,使会议室的管理和使用更加规范化、合理化,以确保公司各类会议的正常召开。现结合本公司的实际情况,制定此会议室使用申请实施细则。
1.2责任:会议室使用管理由公司人力资源部负责,并实施监督22、会议室使用申请办法
2.1会议室是用于召开会议、内部培训、接待客户、招聘面试的地方,未经允许不得挪借他用。
2.2公司的会议室管理由公司人力资源部统一负责。
2.3为了避免使用会议室的时间发生
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