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浅议新时期办公室人员的素质与能力
办公室是企业领导的办事机关和工作助手,也是企业
的“窗口”,在企业各项工作中起着综合协调的桥梁枢纽作
用。办公室工作人员担负着辅助领导决策、开展调查研究、
收集整理信息、处理和撰拟公文等任务。办公室这一特殊地
位以及办公室人员“多面手”的工作角色,必然要求办公室
工作人员必须具备多方面的素质和较高的工作能力。办公室
工作人员能否充分发挥“三服务”职能,取决于其在政治、
思想品德、业务身心等方面素质修养的高低和实际能力的大
小。然而,作为新时期的油田二级单位办公室人员,应该具备
什么样的素质和能力呢?结合本人从事油田办公室工作多年
的经验,现谈一些粗浅认识:
一、较高的政治思想觉悟、政策理论水平和坚定正确的
政治方向是办公室人员首先具备的基础条件
办公室人员在企业机关发挥的作用是极其重要的。既为
领导机关及领导服务,也要为同级机关、下级机关和油田基
层单位服务,如何能够快速、准确地领悟并把握领导机关及
领导决策的精神实质,这就要求办公室人员必须具备较高的
政治思想觉悟、政策水平和理论修养,必须能够深入透彻地
理解国家、中石化和管理局等上级政策规定的精神实质。只
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有如此,才能站得高、看得远,对问题的观察和理解才能有高
度、有深度,才能适应企业改革的要求,推动企业各项工作
的顺利开展。办公室人员应不断加强对油田和地方及上级路
线、方针政策和政治理论的学习,不断提高政治思想觉悟、
政策水平。否则,就可能对上级的路线、方针政策在理解上
和执行中存在偏差,就可能影响上级的政策规定在企业的贯
彻实施,影响企业各项工作的正常开展。另外,如果政策水平
和理论修养不高,那么整日就只会忙忙碌碌地陷于日常琐事
之中,只能低效率的办理低层次的事务,而难以给领导提供
高质量、高层次的决策参谋服务,也难以完成高效率和高质
量的事务工作。
二、较高的业务水平和较强的办事能力是办公室人员做
好各项工作的必要条件
首先,办公室是企业的综合协调部门,它在行使综合协
调职能时所涉及的部门和人员既杂又多,既牵扯油田和地方
的,又有领导之间及上下级单位之间的,关系错综复杂。这
就要求办公室人员必须具有较高的协调平衡能力与艺术,使
各单位和各类人员都能从企业的大局和整体工作角度来考
虑问题和处理事情,尽量减少部门之间因人为因素而出现工
作扯皮、推诿、搁臵等现象的发生。其次,办公室也是企业
的综合办事部门,它所办理的事务纷繁复杂,既有事关企业
建设与发展大局的重大事情,又有日常工作中的琐细小事;
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既有上级部门和领导交办的事务,又有下级单位要求协助处
理的事情;既有常规性、连贯性的日常事务,又有突发性、临
时性的偶发事件。由于办公室处于企业的中枢位臵,其所办
事务多牵涉到企业的全盘工作和整体部署,要把不同事情办
得既让上级领导放心,又让下级单位称心,工作人员如果没
有过硬的业务水平和办事能力,是无法胜任的。譬如,由于办
公室所办事务种类繁多,涉及面广,业务跨度大的特点,就要
求办公室人员必须是多面手,力求做到一人多能、一身多
“任”,业务不仅要“精”,而且要“博”,既要能高质量、
高效率办理自己所从事的“专业”和“常规”事务,还要能
迅速、灵活、妥善处理随时随地出现的“副业”和“应急”
事务。较高的业务水平和较强的办事能力主要在工作实践中
锻炼。办公室人员在平时工作中要突出一个“悟”字,坚持
做“有心人”,处处留心,时时在意,多对照自己工作中做得
不太好、领导和同事不太满意的地方,并随时找出这些缺点
和不足,努力去改正。同时,也要经常自加压力,不断给自己
充“电”,寻找一切机会加强业务知识的学习和办事能力的
锻炼。这样才能使自己工作起来得心应手,减少失误。具体
讲,办公室人员应努力培养以下三个主要方面的能力。
一要循序渐进,逐步提升文字表达能力。这是办公室人
员的基本功。办公室人员几乎整天与文字打交道,如起草文
件、综合情况、会议讲话和记录等。文字表达能力,不是单
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纯的文笔技巧问题,而是有较高的政治理论水平、丰富的科
学文化知识和现实资料信息、较强的分析问题的能力以及流
畅的文笔等多方面素养的综合体现,是一种综合性的能力。
缺乏必要的理论修养,写作就很难有深度
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