大型会议的会务工作.doc

大型会议的会务工作

一、会前的准备

1、大型会议的议题

大型会议的议题是由领导中枢决定的，秘书的工作，是根据会议的规模范围，组建好会务班子，即大会筹备处。一般会务工作人员分为四套班子，即：秘书组、行政组、宣传组和保卫组。

2、秘书组在会前的工作

（1）撰写会议方案各所需的会议文字材料。大型会议方案中主要明确8项内容：

①确定会议议题

②确定会议名称

③确定会议的时间

④确定会议人员（与会人员包括会议出席人，列席人、特邀人员）

⑤确定会议地点

⑥拟定会议议程和日程

第一、确定会议议程

第二、确定会议日程

⑦编制会议经费预算

⑧拟订会议文件材料的准备办法以及会议组织和具体分工

（会议的方字材料主要包括大会发言材料、会议日程表、全体参会人员名单（代表、出席人、列席人与工作人员分类表）、住宿安排、主席台座次、分组名单、讨论专题和分组讨论场所、作息时间表、会议参阅文件、会议下发材料等）

（2）落实大会发言人、发言内容及时间，以确定和组织撰写、修改、审阅大会的典型材料、发言等，以便具体安排会议日程。

（3）落实文件材料的校对、打印、复印、装订工作。

（4）编制“大会手册”。手册内容主要是会议名称（会标）、会议时间（安排）、文娱活动、作息时间，大会发言程序、讨论时间地点等

（5）准备与会人员名单与通迅地址联络方式的表格，用于编制大会名录。

3行政组在会前的工作

（1）印制或准备会议胸卡和代表证、工作表、服务证、资料袋、座签。

（2）发送会议通知。（通知正常代回执）

（3）准备必要的请柬和给领导人的会议邀请函，交给会机构领导。

（4）安排会议食宿、安排会议场所，包括主、分会场所以及文娱场所。

（5）安排会议医疗保障工作。

（6）安排文娱活动，往返需用车辆、车场、司机及司机活动。

（7）订购参会人员会后的车、船、航票。

4宣传组的会前工作

（1）以各种形式宣传会议的意义、目的、任务和要求，联系安排必要的新闻报道采访。

（2）设计并定制会标、会微、会议宣传性标语、牌匾、专栏和宣传展板。

5保卫组的会前工作

主要负责会议安全保卫工作的检查和落实。保卫组应注意必要的值勤、岗哨、门卫、消防、安全门、特殊事件处理等安全工作的准备。

6一切“前站”工作在会议召开前就绪，由各负责人落实后，向大会筹备处汇报，保证会议如期召开。

二、会中的各项会务工作

1、秘书组

秘书组人员在会中一般按工作内容分成两部分。

（1）、一部分是进会，参加或召集小范围座谈讨论会，了解与会人员的会议反映，了解会议情况，保证会议议程、日程的正常执行。会议领导会把主要精力集中到会议的实质性问题上，无意顾及细枝末节，这时就要求秘书人员认真按日程和议程组织会议及会间活动，保证不拖拉、不混乱、无遗漏。

（2）、一部分负责编发会议简报，及时报道会议情况，适时下发会议材料。

2、行政组

（1）、组织会议签到工作

常见的四种方法：1、秘书代签法2、簿式签到3、电子自动签到4、证件式签到

（2）、分发文件。（报告，讲话稿，演讲稿，计划，方案，决定讨论稿，草案，规定，章程，制度，开幕词，议案，提案，讨论的问题）

3、宣传组

结合会议要求组织各种形式的宣传工作，联系并协助新闻单位做好报道，保证信息的及时发布与交流。

4、保卫组

杜绝各种不安全隐患，必要时与有关交通管理和治安管理部门协调，保证会议顺利进行。

三、会后的善后落实工作

1、秘书组

完成会议纪要等会议材料，做好下发工作。有关的报告，决定，决议修改后，要经主要负责人审阅签发，然后印发。

（1）需回收的文书，大会结束后及时收回。遗失的，经查清，报领导处理。

（2）需分开发表和上网的重要文件，报领导审批签字后及时交新闻单位和网管人员发表。

（3）会议记录、发言稿、原始材料等均应立卷、归档。

（4）需要正式印发的文件及时印制发出。

（5）有些需要承办、转办以及要形成其他材料的文件，要及时交付有关人员，归口处理。

2行政组

做好与会人员的财务结算，账目票据要结清；做好离会时的协助退房，返回送站工作；做好驻地、会场的善后工作。要保证与会者及时离会，必要的，要协助寄发会议材料。

3宣传组

与新闻单位共同协作，做好新闻发布和各种形式的会议宣传工作。向驻会场所及相关单位表示谢意，必要时要发感谢信。

4保卫组

做好会后的一切物资清点清查工作，协助做发会议材料的妥善处理工作。

5全体秘书人员做好工作总结，向大会主办领导汇报