会议接待流程.docx

会议招待流程

会前准备工作

1、接到会议通知单后确认列席会议的人数，会议种类、名称，主办

单位，会议日程安排，会议的宾主身份，会议标准，会议的特别要求

及与会者的民俗习惯。

2、分配人员、分工负责。会前，会议主管要向参加会议服务的全部

人员介绍会议基本状况，说明服务中的要乞降注意事项， 进行明确分

工。使全部服务员都清楚地知道工作的整体安排和自己所负责的工

作，依据分工各自进行准备工作。

3、确认会议厅内各样器具和设备切合会议通知单要求（签到台 /椅、

签到簿/笔、签到台高插花、会议桌、椅 /椅套、台布、台裙、台卡、

水杯/矿水、纸杯垫/杯盖、盖杯/茶叶、暖水壶、烟缸、毛巾 /毛巾碟、

纸/笔、银盆、皮垫、糖、鲜花和绿色植物）

4、确认会议设备就位及洁净无污， 如：舞台、讲台/讲台矿水及杯具、

讲台花、激光笔、白板（红 /蓝/黑3色马克笔）、投影屏幕、写字板。

调试好有关设备如：话筒、多媒体投影仪、音响、空调（ 22-24度，

可灵巧控制）、灯光开启（无瞎灯，可自由调理）

5、查对会议横幅指示牌内容、时间同会议通知符合并搁置指定位

置。

6、对会场人数、台型及要求进行最后确认，也可依据客人要求现场

变动。客人现场部署提出合理变动要求时，服务人员要踊跃主动配合。

精选文库

客人布场时提示客人有损企业设备的粘贴物一律严禁使用 （如：双面

胶、钉子等）

7、检查会场整体能否切合会议摆台标准：台面要整齐，台布、椅套、

台裙要挺括无皱，各样器具洁净、齐备，摆放切合摆台标准。

会议摆台标准：

①茶水具

a.茶具要求:

第一，精选茶具要注意选择花纹、式样、颜色、型号配套的茶具。

第二，茶具不得有损坏，一定洁净，每套茶杯下边要有垫盘。

第三，茶杯要按会议人数配放，每人一套。还要准备适当备用杯。

b.水具要求

第一，不用不保温的暖水瓶。

第二，暖水瓶一般 3～4名与会人员装备 1个。

第三，假如与会人数许多，或会场服务不方便，可适合增添一些暖水

瓶。

c.茶叶

第一，袋装茶叶，每个杯子配放一袋，并有适当的备用茶。

第二，散装茶叶可预先放入杯中，待来宾就坐后直接冲泡开水。

②签到桌及文具用品

a.在大厅门口处或会议室进口处准备好签到桌、笔、纸或簿。

b.如会议要求装备信纸、便笺、圆珠笔或红蓝铅笔等，要每人一份整

齐地摆放在会议桌上。

2

精选文库

③水果饮料

依据会议标准，有时还要备有不一样的饮料和水果。水果要经过精选，

预先洗净、装盘、摆放齐整。

各项用品均应在会议前 30分钟准备稳当。

8、V.I.P.会议要确认V.I.P招待厅准备稳当、落实厅内沙发、茶几、鲜

花及绿色植物摆放。检查烟缸 /火柴、盖杯（茶叶泡好，杯具不行有

缺口，茶叶无杂质）、灯光照明、空调、电视机、频道设置、遥控器、

毛巾等物件及器具切合标准。

9、茶歇地区搁置合理，检查茶歇摆放标准。

10、确认衣帽寄存安排就绪（查对衣帽牌号、衣架数目）

11、检查“会议进行中”提示牌能否悬挂在指定地点。

12、通知服务中心派人打扫公用洗手间，并派专人职责。

13、会议开始前三十分钟需把会议室摆台再次检查一遍， 包含开空调，

开灯，检查话筒，投影等，若有茶歇也须提早与供给方查对。

14、每个会议开始前会议主管应和会议主持人进行一次整个会议细节的梳理，包含所需设备核实及台型的再次确认。并检查会议指示牌能否正确摆放，内容能否正确。

会议迎候服务（会议开始前 30分钟门口迎候）

1、精神饱满，浅笑有礼在门口迎候客人，配合会务组人员的工作，

请来宾签到、发放资料、引领来宾就坐。

2、会议厅进口大门开启，客人集中进入时注意分流引导客人进入会

3

精选文库

场。

3、V.I.P.会议在专梯出口处、歇息室门口各安排两名迎宾员，由项目

经理、会议主管分别迎候。

会议服务程序

1、服务人员主动咨询主办方或负责人会议厅内灯光需求、背景音乐

要求、确认会议人数、确认茶歇时间，做到成竹在胸。

2、当客人到达会议厅时，礼貌热忱地向客人问好，引导入坐。

3、咨询客人能否需要衣帽服务，供给寄存服务时提示客人手机、钱

包等名贵物件不要放在衣服内，箱、包类物件到指定寄存处寄存。

4、服务人员再次确认话筒能否开启状态（以防其余原由封闭） ，特别

主席台需特别关注。

5、V.I.P.会议客人，迎宾员热忱引入 V.I.P招待厅（如认识可称号领导

姓名），同时供给衣帽服务。

6、先抵达的客人入坐后，供给茶水服务。主席台客人入坐，要供给

拉椅服务，紧接着斟倒茶水。

7、V.I.P.客人出V.I.P厅步入会场时，迎宾员引导带入会场（前进时保

持2米左右间距）。

8、服务人员依据会议进度，进行灯光调理，保证灯光达到会议要求。

9、客人入坐后开始冲沏茶水，会议开始后十分钟进