收发文管理作业指引.docx

某某指引管理手册

某某指引管理手册

收发文管理作业指引

目的

为进一步加强公司外部收发文管理，保证收发文管理的规范化、合理化。

适用范围

适用于公司与外部单位（如：政府职能部门、合作供方、客户等）的收发文管理工作。

术语/定义

无

表单模板

《文件收发记录》

活动描述

外部公文主体分类

政府类公文：与政府职能部门公文来往。

供方类公文：与合作供方公文来往。

客户类公文：与客户之间公文来往。

其他类公文

外部公文文种分类

通知：适用于供方或客户之间公文来往，如：入住通知等。

通报：适用于供方或客户之间公文来往，如：客户活动通报等。

请示：适用于政府职能部门之间公文来往。

函：适用于供方或客户之间公文来往，如：律师函。

会议纪要：适用于与外部单位会议。

行文规则

情况确实，观点明确，内容全面，表达规范，条理清楚，层次分明，文字精炼，书写工整，标点明确，篇幅简短。

人名、地名、数字、引文准确，时间应写具体的年、月、日。

公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码外，一般用汉字书写。在同一公文中，数字的使用应前后一致。

公文如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。

发文程序

发文需求人根据工作需要拟定公文，报部门负责人审核后，按照《印章管理作业指引》发起用印程序，经盖章后由发文需求人对公文进行登记编号，发送至接收单位，视情况要求对方签收。

收文程序

各部门根据工作的需求可接收外部单位的公文，如遇需签收要求，则按下列要求实施。

区域总部收文：及时通知行政事务部，由行政事务部征求风控审计部意见后签收。

项目公司收文：及时通知综合部，由综合部征求风控审计部意见后签收，并备案至行政事务部。

行政事务部与综合部需及时将所签收文件转交至责任部门，由责任部门处理相关事务。

文件接收后处理：

属部门职责范围的文件，由部门负责处理相关事务。

如需其他部门协助处理的文件，各部门负责人确定协助部门，交协助部门共同处理相关事务。

如需要公司高管团队处理的文件，需上报高管团队处理相关事务。

归档要求

发文归档：公文登记编号后，由发文人将公文复印件与签收记录（视情况要求）及时归档，按照《档案管理作业指引》办理移交等手续。

收文归档：各部门接收外部公文后，将公文登记，按照《档案管理作业指引》归档，办理移交手续。