印章管理作业指引.docx

某某指引管理手册

某某指引管理手册

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印章管理作业指引

目的

为进一步加强公司内部管理，保证印章使用的规范化、合理化。

适用范围

适用于区域总部及项目公司印章的刻制、使用及销毁等管理。

术语/定义

本指引中所指印章主要包括公章、法人代表私章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、部门章，不包含“已付”、“已核”、“发票已开”等文字章。

表单模板

《印章刻制申请表》

《印章移交登记表》

《印章启用通知单》

《用印申请表》

《印章外带申请表》

《印章报废销毁申请表》

《印章停用通知单》

活动描述

责任部门

行政事务部职责：

负责公司各种印章的统一刻制；

建立公司印章保管与使用的规则要求；

负责公司公章、法人代表私章、合同专用章等印章的保管，按照用印规则使用，并建立用印台账；

监督各部门印章保管使用情况。

其他印章保管部门职责：

负责其他印章的保管工作，按照用印规则使用，并建立用印台账。

印章的使用范围

公章：主要用于公司的重要文书，如各类报表、介绍信、合同以及对外投资、借款、担保及股权、法人、注册资本变更等事项相关文件。

法人代表私章：主要用于公司的各类银行票据以及向税务、工商和其他有关单位报送的资料。

合同专用章：主要用于公司与外部单位签订的合同，表明双方当事人对订立合同的要约、承诺阶段的完成和双方权利与义务的最终确认。

财务专用章：主要用于公司的支票、发票、收据以及银行票据等相关资料。

发票专用章：主要购买和开具发票时须加盖的印章。

部门章：主要以部门名义对外使用或部门与部门业务单位联系使用。

印章的刻制

凡公司所属的各种印章刻制工作统一由行政事务部安排，禁止其他部门和项目公司私自刻制印章。

公司各部门如需刻制印章，可填写《印章刻制申请表》，由部门负责人签字，行政事务部、需求部门分管高管、行政分管高管审核，总经理审批后由行政事务部刻制。

公章、财务专用章或发票专用章等专用印章，均需在公安部门或政府职能部门指定的刻印处刻制。

若印章刻制不符合要求，需要重刻时，应按本指引文件的销毁程序处理。

印章的移交启用

行政事务部将所有新印章要做好戳记，并拓印印章样本。

行政事务部与印章保管部门办理印章移交手续，填写《印章移交登记表》。

行政事务部下发《印章启用通知书》，明确新启用印章名称、使用范围、启用日期、印章保管人等内容。

印章的保管

印章移交后，相关印章保管部门应妥善保管，指定印章保管人，行政事务部及时登记各印章管理情况，并登记印章管理台账。

印章保管的注意要点：

印章保管人如工作岗位发生变动，则部门负责人需重新指定专人保管。印章保管人离岗前，需妥善办理好印章移交手续。

公司法定代表人私章和财务专用章要分开保管。

发现印章丢失或有异常现象，应保护现场，同时报告领导迅速查明情况，及时处理，必要时报告公安部门协助处理。

禁止私自动用印章，如对文件材料错盖章或多盖章，应将及时销毁。

印章保管人应对印章经常检查、清洗，以保证印章字迹和图案清晰。

如果印章发生丢失，除上报总经理外，还应向当地公安机关登记，并声明作废。

公司印章为公司的必威体育官网网址范围，严防印章被盗或被盗用。

印章的使用

用印申请

用印需求部门根据需求填写《用印申请表》，按以下权限办理用印申请：

类别

发起部门

审核

审批

区域总部用印申请

需求部门

需求部门分管高管

总经理

项目公司用印申请（营销类）

需求部门

项目公司负责人、市场营销部、营销分管高管

总经理

项目公司用印申请（非营销类）

需求部门

项目公司负责人

总经理

注：申请办公电话、证照年检/续期等常规事项的用印申请，如遇总经理无法及时审批，可由行政和风控分管高管联合审批。

如需使用合同章，需求部门可根据审批通过的《合同审批表》至行政事务部办理盖章手续，无需再次发起用印申请。

用印注意要点

用印申请部门应根据需求选择印章，优先选择部门章，其次合同章、法人代表私章和公章等。

用印申请部门在发起用印申请时需确保用印文件内容、数量与所提申请的内容、数量的一致性。

用印申请审批后，印章保管部门统一进行盖章。

印章保管人在盖章前，应对用印文件进行审阅，检查文件资料、手续是否齐全，并复核用印文件内容、数量与所提申请的内容、数量的一致性。

用印或办理事项不符合公司规定要求，未经核实擅自审批的，可给予一定的处罚，情节严重时可追究其法律责任。

对外函件在加盖印章后，原则上需留存原件1份，由行政事务部归档；不能留存原件的需留复印件。经办人需注明此复印件与原件相同的字样，并签字。

禁止在空白纸、空白表格上加盖公章。

凡涉及公司业务经济往来的合同、函件必须经由法定代表人或法定代表人指定授权人签字确认后方可盖章。

盖印细则