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档案管理相关制度细则

档案管理相关制度细则（篇1）

第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及必威体育官网网址性，理顺工作

程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；

二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门

的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管

以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每

年对二级档案管理进行一次检查验收。

第三条归档制度

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有

查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自

留存。

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3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部

门保留的，综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义

发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方

面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原

件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，

财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综

合部保存原件。

7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理

部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

第四条档案保管制度

1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，

设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需

要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用

规律。

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7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行

整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关

人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全必威体育官网网址制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

第五条档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领

导批准不得借阅。

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定

的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。