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XX国际融资租赁股份有限公司
档案管理办法
2018年6月
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XX国际融资租赁股份有限公司
档案管理办法
第一章总则
第一条为加强XX国际融资租赁股份有限公司(以下
简称公司)档案管理工作,实现档案管理的规范化、制度化,
有效保存和利用档案,特制定本办法。
第二条档案工作是公司管理基础工作的组成部分,是
维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。
第二章档案管理机构及其职责
第三条公司档案工作要坚持集中统一的管理原则,实
行部门收集、管理文件材料制度:各部门均应指定专(兼)
职档案员,负责管理本部门的文件材料。一项工作由几个部
门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门收集
归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
第四条公司档案管理实行两级管理。其中综合管理部
负责档案的综合管理,各部门负责本部门的档案管理。
(一)公司综合管理部职责:1.贯彻执行国家有关法律、
法规,制定公司档案工作规
章制度;
2.负责综合管理部权限范围内档案的接收、整理、立卷、
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保管、借阅管理工作;
3.负责指导监督各部门文件、资料的形成、积累、归档工
作;
4.负责对各部门档案管理人员的培训,并对各部门的档案
管理工作进行考核;
5.负责每年对各部门归档工作的检查验收。
(二)各部门及部门档案管理人员职责:1.各部门建立
健全平时归档制度,负责本部门档案资料
的收集、整理、归档、立卷、保管、借阅、交接等工作;2.
部门档案管理人员掌握本部门文件材料的归档范围,
认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归
卷;
3.部门在工作中形成的需要综合管理部进行档案管理的
材料,应及时归档后移交综合管理部。
第三章归档范围
第五条归档的范围
(一)公司筹备、创立、注册相关文件及附件。
(二)公司发文和与之有关的文件及附件。
(三)重要的会议文件,包括会议通知、会议材料、会议
纪要、会议记录等。
(四)公司领导批示、修改的签报和文件。
(五)外单位来文,包括商务部等党政机关发送的文件;
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公司的请示与相关机关的批复;与有关单位往来的文书。
(六)办理完毕的投资业务文件材料,包括年度投资计
划、投资指引、项目推荐材料、尽职调查报告、选聘计划、
签署的合同协议、外部咨询意见、定期业务报告等已实施项
目的相关材料。
(七)公司各部门定期业务报告,包括公司简报、资产配
置报告、风险评估报告、财务分析报告等。
(八)公司与有关单位签订的合同、协议等法律文本。
其中涉及费用支付的,相关部门和财务部各留存一份。
(九)公司重要活动的简报、照片、录音、录像等。
(十)涉及费用支付签报的复印件(按照财务制度规定,
原件留存财务会计部作为记账附件)。
(十一)采购、招标、聘请中介机构工作中形成的材料。
(十二)需要归档的其他文件材料。
第六条不归档的范围。
(一)重份文件。
(二)事务性文件。
(三)文件形成过程中的一般修改稿(公司领导修改的除
外)。
(四)其他没有保存价值的文件。
第四章归档要求
第七条归档要求
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