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人事档案数字化在人事管理中的重要性

人事档案是员工身份、履历、资历等方面的记录，是员工工作中的重要记录，是企业中人力资源管理的重要内容。人事档案与组织关系、社会保障等息息相关，企业可以根据员工的人事档案选拔人才，提升了人事工作的管理效率。人事档案数字化使得档案管理更加透明化、电子化，属于先进的管理方式，符合当前企业人力资源管理的趋势。只有不断提升人事档案数字化的管理水平，才能完善企业人力资源管理，才能不断提升企业档案管理的水准。

一、人事档案管理的特点

（一）全面性

人事档案是一个人在不断成长学习过程中的记录，包含学历、经验、组织关系、任免、薪酬等等全面性的有关记录，是一个人发展过程中不断累积起来的，通过浏览人事档案，就能了解一个人的学习、家庭以及工作情况等。从这个层面讲，人事档案具有全面性，是概括性地体现了自然人成长的过程。

（二）真实性

鉴于人事档案的重要作用，因此人事档案必须具有真实性，真实性就要求人事档案的内容真实可靠，是真实信息和材料的记录，才能为人们今后的学习和工作奠定基础，才能发挥人事档案的作用。

（三）动态性

前文提到过人事档案是对人们成长过程中的相关记录，其记录的内容应该具有动态性，即随着人们的发展变化而有所更新，而不是固定的。因此，针对人事档案的动态性，档案管理部门应该及时补充更新档案，避免出现时间上的断层，以便于能够更好地服务于社会。

（四）流动性

人事档案的流动性要求档案随着人员流动，因为人事档案理论上要与人事的调动、管理工作息息相关，如果出现“人档分离”的现象，那人事档案的管理也就失去了意义。因此，人事档案的流动性应该尽量缩短时间，比如在员工离职后，控制在七日内调走档案并随员工归档新的部门。

（五）机密性

人事档案具有全面性，记录了个人的学历、履历和经验等，其中也包括个人功过得失等方面，其中可能从侧面反映出国家的历史或者机密信息，因此就要求人事档案具有机密性，不能随意泄漏和更改个人档案信息，应该随着工作及时归档，由专业的档案管理部门统一管理，即使个人也没有权限随意调配和查看个人的人事档案。

二、人事档案数字化管理的重要作用

（一）提升档案管理工作效率，延长档案使用时间

首先，人事档案的数字化管理就是利用数字化、信息化的手段对凌乱的人事档案进行分类、组合和编码、排序，最终达到规范化、顺序化的管理结果。利用数字化的手段能够直接有哪些信誉好的足球投注网站，节省了大量的查阅纸质化档案的时间，提升的查阅的效率。比如，企业或者部门想查阅员工的人事档案，直接利用数据库有哪些信誉好的足球投注网站栏目，通过关键字词的引导，准确地找到档案，缩短了传统的翻阅时间。其次，数字化的管理方式代替了传统的纸质档案的管理，利用现代计算机信息化的管理方式，既能节省大量的纸质资源，形成无纸化办公，又能延长档案的使用时间，比如，当前可以利用云端保存数据，或者及时备份避免丢失造成损失，提升管理效率的同时也延长了电子化档案的使用时间。最后，人事档案具有机密性，个人有些档案需要秘密保存和处理，这可以采用现代化的计算机加密，根据职务和职责划分权限，不同的人员权限不同，在系统内通过账号权限等级的形式分级下达权限，人事管理员可以按照实际需要去修改档案，领导干部可以查阅相关人员档案，而普通职工只能查看自己的档案，既能保证工作畅通，又可以提升安全性，一举多得，而且不用再担心档案袋装不下厚厚的档案，通过硬件储存可以随时扩容，数据不容易发生意外的擦除和丢失。

（二）依靠档案数字化平台，为管理工作开展提供支撑

推进人事档案数字化，广泛开展数据收集分析，多渠道收集信息，助力人事管理制度化。首先，通过人事档案管理系统、采集终端等数据接口，自动收集员工薪酬、绩效、职务职称、劳动关系等可信信息。其次，在现代人事管理的趋势下，传统的人事档案管理模式已不能满足业务发展的需要。例如员工的纸质文件基本信息和政治观点，可以进行数字扫描和存档。一方面收集员工在数字化管理系统中直接输入的其他信息（如社会关系、履历、奖励等）。对于外部环境数据，也收集了人事档案信息管理系统与互联网的所有数据接口。例如：社会行为、个人信用等。这些数据可以为人力资源的量化和科学管理提供坚实的数据库，可以全面、立体地反映员工的工作能力和心理状况。

（三）凭借数字化工作优势，实现人员、岗位精准匹配

首先，根据各个岗位不同的工作内容和职责，按照各个岗位的胜任素质模型，选择最符合岗位要求的员工。如：实现工作能力、个性特质、团队意识等的精准结合，充分发挥个人潜力。其次，通过算法的应用，汇聚优秀员工的多样化信息和个性特征，构建优秀的岗位人才模型。此外，在获取应聘者简历信息的基础上，可以利用互联网大数据发布适合人才的3D信息，获取应聘者的生活状况、学习能力等各种信息。为防止因信息不对称影响面试官招聘，应采用高质量的职位模型和应聘者匹配程度，实现人力资源与职位的精