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保险业公司治理会议运作管理规范

第3部分：监事会

1范围

本部分规定了保险业公司治理中监事会会议运作的会议种类、召开方式、会议计划、会议流程、会议归档和会务工作等内容。

本部分适用于保险公司、保险集团（控股）公司、保险资产管理公司的监事会会议的运作和管理。注：上市保险公司的监事会会议运作有特殊规定的，从其规定。

2术语和定义

以下术语和定义适用于本文件。2.1

监事supervisor

由公司股东（大）会或职工民主选举产生的履行监察公司的财务情况、公司董事及高级管理人员的履职情况等公司章程规定的监察职责的人员。

2.2

监事会boardofSupervisors

由公司全体监事组成的负责对公司的日常经营管理活动，以及公司董事会、经营管理层及其成员的履职情况等进行监督的机构。

2.3

董事directors

由公司股东（大）会或职工民主选举产生的具有实际权力和权威的管理公司事务的人员。2.4

提案proposal

提交监事会审议的议案。2.5

提案权proposalright向监事会提交提案的权利。

3概述

3.1会议种类

监事会通过会议方式进行决策，监事会会议分为：

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a)定期会议

根据年度监事会会议规划，定期召开的监事会会议。保险公司每6个月至少召开1次定期会议。

b)临时会议

未列入年度监事会会议规划的，根据需要临时决定召开的监事会会议。

3.2召开方式

监事会会议召开方式主要包括：

a)现场会议

监事会会议宜以现场召开的方式进行。通过视频、电话等方式召开会议，能够保证参会的全体监事进行即时交流讨论的，视为现场会议。

b)通讯表决

对需以监事会决议的方式审议通过，但监事之间交流讨论的必要性不大的议案，可采取通讯表决的方式召开会议。

3.3会议命名

会议名称按照监事会届次和会议次序命名，定期会议和临时会议连续编号。示例1：定期会议-XX公司第3届监事会第2次会议。

示例2：临时会议-XX公司第3届监事会第3次会议（临时）。

3.4会议责任人

监事长负责召集和主持会议，监事会工作机构负责会议相关工作的组织和落实。

4会议计划

4.1计划编制

监事会工作机构宜于每年第4季度拟定下一年度监事会会议计划，对下一年度监事会定期会议召开的时间、常规议题等进行规划，并将计划通过公司网站、办公系统或其他方式告知公司监事及其他相关人员。

有监事会提案权的机构或个人，宜根据监事会会议计划的安排，提前做好议案的提出和准备工作。监事会常规议题参见附录A。

4.2计划要素

会议计划要素应包括但不限于：

a)会议计划的时间和地点；

b)提案名称；

c)提案责任主体；

d)提案上会依据。

4.3计划审定及报送

会议计划应提交监事长审定。

监事长审定后，监事会工作机构以书面形式将会议计划告知监事及其他相关人员。

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5会议流程

5.1流程图

监事会会议流程包括会议召集、会议提案、会议通知、会议召开、会议表决及决议和会议记录。监事会会议流程见图1。

图1监事会会议流程

5.2会议召集

5.2.1召集人

监事会会议由监事长召集，监事长不履行或不能履行职务的，由根据公司章程确定接替监事长履行职务的副监事长或监事召集。

5.2.2定期会议的召集

监事长按年度监事会会议规划召集定期会议。

5.2.3临时会议的召集

有下列情形之一的，监事长应召集临时会议：

a)监事长提议；

b)1/3以上的监事提议；

c)法律法规、监管规定和公司章程规定的其他情形。

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其中b)和c)情形下的提议应以书面形式直接或通过监事会工作机构送达监事长，监事长应自接到提议后10日内召集临时会议。提议应载明下列事项：

a)提议人姓名或者名称；

b)事由；

c)会议召开方式；

d)其他要求。

5.3会议提案

5.3.1提案内容

监事会会议提案应有明确需要审议和表决的事项，且审议事项在监事会职权范围之内。

5.3.2提案程序

召开定期会议，监事会工作机构在会议通知发出前应通过书面形式向有提案权的机构或人员征集议案，相关机构或人员按规定提交议案。

召开临时会议，提议人应在提议时以书面形式向监事会工作机构提交议案。议案模板参见附录B.1。

5.4会议通知

5.4.1通知时限

定期会议应于会议召开10日前（不含开会当日）将会议通知送达全体参会人员。

临时会议应于会议召开前将会议通知送达全体参会人员，通知方式和通知时限应遵循公司章程或监事会议事规则的要求，通知的送达不宜晚于会议召开前5日（不含开会当日）。

5.4.2通知内容

监事会会议通知内容包括