苏州工业园区档案分类方案--样本.doc

苏州工业园区***档案分类方案

为提高本单位档案管理水平，更好地为各项业务工作效劳，实现档案管理标准化、标准化、制度化。根据《归档文件整理规那么》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《会计档案管理方法》、《照片档案管理标准》结合本单位工作实际，对本单位形成的各种门类和载体的档案进行集中统一管理，并按照其内容和载体的不同，制定分类方案如下：

分类原那么

以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类，保持文件之间的有机联系，便于档案的科学管理和利用。

全宗内档案门类

本单位所有门类、载体档案，共有文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、照片档案、声像档案、光盘档案、实物档案、业务档案九大类。

全宗内各门类档案的分类、编号

〔一〕文书档案

1.立卷方式

按“保管期限—年度—机构〔问题〕”分类组卷，每个保管期限内按年度编案卷流水号〔年度小流水〕。保管期限为：永久〔目录号1〕、长期〔目录号2〕、短期〔目录号3〕。

档号全宗号—目录号—年度—案卷号。

案卷号编号例如：F01—1—2005—1

案卷号

年度

年度

目录号〔永久〕

目录号〔永久〕

全宗号

全宗号

案卷脊背标签式样：

全宗号

标签红色为永久

标签红色为永久，绿色为长期，蓝色为短期，全宗号用红色耐久字迹，其余用黑色耐久字迹，字体是仿宋4号。

背脊标签粘贴方法：离底边3cm

目录号

1

年度

1999

卷号

1

2.一文一件方式

采用“年度—保管期限—机构〔问题〕”分类法，按归档文件整理规那么，以件为单位整理。保管期限为：永久、30年、10年。

按机构分类的，类目为：“1”综合处、“2”业务处、***。

按问题分类的，类目为：“1”党群工作、“2”行政管理、***。

档号全宗号—年度—保管期限—分类号—件号

件号编号例如：F01—2012—001—1—1

件号

分类号保管期限〔永久〕

分类号

保管期限〔永久〕

年度

年度

全宗号

全宗号

归档章样式：

全宗号

年度

室编件号

归档章用红色印泥盖在文件首页上端空白处，填写字迹材料应耐久。全宗号为档案馆分配代号，没有可暂空，

归档章用红色印泥盖在文件首页上端空白处，填写字迹材料应耐久。全宗号为档案馆分配代号，没有可暂空，馆编件号暂空。

机构问题

保管期限

馆编件号

总页数

F01

2012

1

综合处

永久

5

档案盒脊背样式：

全宗号

F01

年度

2012

保管期限

永久

机构(问题)

办公室

起

止

件

号

室

1

24

馆

盒号

全宗号用红色耐久材料

全宗号用红色耐久材料盖章，其余用黑色耐久材料盖章，其中起止件号仅填写室编件号，即盒内第一件文件和最后一件文件的件号。

脊背上的字体是仿宋3号。

〔二〕会计档案

会计档案以字母“KJ”为类目代号，按核算单位分二级类目，类目之间用间隔符号“.”连接。二级类目内分年度按照凭证、账簿、财务报表、其他顺序编案卷流水号,如1-40卷为凭证，41-45为账簿。分类号、年度、案卷号之间用“—”连接。

档号全宗号—类目代号.核算单位代号—年度—案卷号

案卷号编号例如：F01—KJ.1—2012—

案卷号

年度核算单位代号

年度

核算单位代号

会计档案代号

会计档案代号

全宗号

全宗号

全宗号F01核算单位代号1

全宗号

F01

核算单位代号

1

目录号

案卷号

41

年度

2012

保管期限

15年

标签蓝色为定期，红色为永久，全宗号用红色

标签蓝色为定期，红色为永久，全宗号用红色耐久字迹，其余用黑色耐久字迹，目录号暂空。

凭证用标签最后一栏是“凭证号”，账簿、报表及其他最后一栏是“保管期限”。背脊标签粘贴方法：离底边2cm处粘贴。

F01

核算单位代号

1

目录号

案卷号

1

年度

2012

凭证号

1-20

会计凭证用 账簿、报表及其他用

〔三〕基建档案：

建设档案以字母“JJ”为类目代号，按工程用途分二级类目，如“1”商业，***，类目之间用间隔符号“.”连接。二级类目下编工程号，工程内编案卷号，分类号、工程号与案卷号间用“—”连接。

档号全宗号—类目代号.分类号—工程号—案卷号

案卷号编号例如：F01—JJ.1—1—1

案卷号

工程号

工程号

基建档案分类号

基建档案分类号

全宗号基建档案代号

全宗号

基建档案代号

案卷脊背标签式样