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企业收发文管理办法

一、总则

1.目的

为规范企业收发文管理，提高办公效率，确保文件的安全、准确、及时传递和处理，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于企业内所有部门及员工的收发文管理。

二、收文管理

1.签收登记

（1）企业收到文件后，由专人负责签收，并在《收文登记簿》上进行登记，登记内容包括文件编号、文件名称、来文单位、收文日期等。

（2）对紧急文件或重要文件，应在签收后立即通知相关领导和部门。

2.审核分发

（1）收文人员对收到的文件进行审核，确定文件的重要性和紧急程度。

（2）根据文件内容和领导批示，将文件分发至相关部门或人员，并在《文件分发登记表》上进行登记。

3.承办处理

（1）承办部门或人员收到文件后，应及时进行处理，按照文件要求和领导批示认真落实。

（2）对需要多个部门协同处理的文件，主办部门应主动与协办部门沟通协调，确保文件处理及时、准确。

（3）承办部门或人员在处理文件过程中，如遇到问题或需要进一步明确的事项，应及时与发文单位或相关部门沟通联系。

4.催办反馈

（1）收文人员应定期对文件的处理情况进行催办，确保文件按时处理完毕。

（2）承办部门或人员在文件处理完毕后，应及时向发文单位或相关部门反馈处理结果，并将文件归档保存。

三、发文管理

1.拟稿审核

（1）发文部门或人员根据工作需要，起草文件初稿，并填写《发文审批单》，报相关领导审核。

（2）审核领导对文件内容进行审核，提出修改意见。发文部门或人员根据审核意见对文件进行修改完善。

2.签发印发

（1）文件经审核修改后，报企业主要领导签发。

（2）领导签发后，由发文部门或人员将文件编号、打印、盖章，并在《发文登记簿》上进行登记。

（3）发文部门或人员根据文件发放范围，将文件分发至相关部门或人员。

3.归档保存

（1）发文部门或人员在文件印发后，应将文件原件及相关附件归档保存。

（2）归档文件应按照文件编号、文件名称、发文日期等进行分类整理，便于查阅和管理。

四、文件管理

1.必威体育官网网址管理

（1）企业文件涉及企业机密和商业秘密的，应严格按照企业必威体育官网网址制度进行管理，确保文件的安全。

（2）收文人员和承办部门或人员对收到的机密文件应妥善保管，不得泄露文件内容。

2.借阅管理

（1）企业员工因工作需要借阅文件的，应填写《文件借阅登记表》，经相关领导批准后，方可借阅。

（2）借阅文件应在规定时间内归还，不得擅自复制、转借或损坏文件。

3.销毁管理

（1）对已失去保存价值的文件，应按照企业档案管理规定进行销毁。

（2）销毁文件应由专人负责，填写《文件销毁登记表》，经相关领导批准后，方可进行销毁。

五、附则

1.本办法由企业办公室负责解释。

2.本办法自发布之日起施行。