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公司财务档案管理制度

一、总则

1.为加强公司财务档案管理，有效地保护和利用财务档案，根据国家有关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。

2.本制度所称财务档案是指公司在财务活动中形成的具有保存价值的各种会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料等文件材料。

二、财务档案的管理部门及职责

1.公司财务部门为财务档案的管理部门，负责财务档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

2.财务部门应指定专人负责财务档案的管理工作，确保财务档案的安全、完整和准确。

3.财务档案管理人员的职责包括：

（1）认真执行国家有关财务档案管理的法律法规和本制度，做好财务档案的管理工作。

（2）负责财务档案的收集、整理、立卷、归档和保管工作。

（3）严格执行财务档案的查阅、复制和销毁制度，确保财务档案的安全。

（4）对财务档案进行定期检查和清理，发现问题及时处理。

三、财务档案的收集与整理

1.财务部门在财务活动中应及时收集各种财务档案资料，并确保其真实、完整、准确。

2.财务档案的整理应按照会计年度进行，每年年终决算后，应将上一年度的财务档案进行整理立卷。

3.财务档案的整理应遵循以下原则：

（1）分类准确：按照会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料等进行分类。

（2）排列有序：按照时间顺序或业务类型进行排列。

（3）装订整齐：采用统一的装订方法，确保财务档案的整齐美观。

（4）编号规范：对财务档案进行统一编号，便于管理和查找。

四、财务档案的保管

1.财务档案应存放在专门的档案柜或档案室中，确保其安全、防潮、防火、防盗。

2.财务档案的保管期限应按照国家有关规定执行，分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五种。

3.财务档案管理人员应定期对财务档案进行检查和清理，发现问题及时处理。对保管期满的财务档案，应按照规定进行鉴定和销毁。

五、财务档案的利用

1.公司内部人员因工作需要查阅财务档案时，应填写《财务档案查阅申请表》，经财务部门负责人批准后，方可查阅。

2.查阅财务档案应在财务部门指定的地点进行，不得带出档案室。查阅时应保持财务档案的整洁和完整，不得涂改、损坏或丢失。

3.公司外部人员因工作需要查阅财务档案时，应持有单位介绍信和本人有效身份证件，并经公司领导批准后，方可查阅。

4.财务档案管理人员应做好财务档案的查阅登记工作，记录查阅人、查阅时间、查阅内容等信息。

六、财务档案的销毁

1.对保管期满的财务档案，应按照规定进行鉴定。经鉴定确无保存价值的财务档案，应编制《财务档案销毁清册》，经公司领导批准后，方可销毁。

2.财务档案的销毁应在指定地点进行，并由专人负责监销。监销人应在销毁清册上签字，确保财务档案的安全销毁。

3.财务档案销毁后，财务部门应及时将销毁情况报告公司领导，并将销毁清册归档保存。

七、附则

1.本制度由公司财务部门负责解释。

2.本制度自发布之日起施行。