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档案管理

第一章总则

第一条目的

为加强学校档案管理工作，有效的保护及利用档案，更好地为学校各项工作服务，特制定本制度。

第二条释义

本制度所称档案是指学校过去和现在的各部门及员工从事生产、经营、管理等活动中，所形成的对企

业有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、声像、照片、荣誉实物、证件等不同形式的历

史记录。

第三条管理原则

（一）集中统一管理原则。

（二）维护档案完整与安全原则。

（三）便于利用原则。

第四条适用范围：本制度适用于学校所有单位的档案管理。

第五条管理职责

（一）总部：总部行政部为学校档案的归口管理部门，负责：

1.建立与完善管理制度、工作标准与流程；

2.监督、指导、检查各部门档案工作；

3.总部档案的收集、保管和开发利用。

（二）行政中心为档案的管理部门，负责：

1.制定档案工作计划并组织实施；

2.监督、指导、检查本部门各职能部门的档案工作；

3.本部门档案的收集、保管和开发利用；

4.各部门每月定期向总部档案管理员提交一次档案台账。

（三）各部门须指定档案管理部门，负责：

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1.制定档案工作计划并组织实施；

2.指导各部门文件材料的形成、积累、整理及归档工作；

3.按规定向部门档案室移交档案。

（四）各中心、职能部门应按规定向档案室移交档案。

（五）档案管理人员

1.各级行政管理部门负责人为本单位档案管理责任人，负责规划管理本单位档案建设工作。

2.总部行政部设专职档案管理员，负责学校档案管的综合管理工作，包括：

2.1总部档案的管理。

2.2监督、检查并推动各部门档案建设工作。

2.3档案管理体系的建设与完善。

2.4档案管理人员的培训与指导。

3.总部各中心、各部门、校区均应配置兼职档案管理员，负责本单位或部门的档案管理工作。

4.档案管理人员应熟知学校业务和学校历史沿革，并保持相对稳定。

第二章档案归档

第六条档案归档范围

学校各项活动中形成的具有保存、利用价值的各种形式的文件材料均须归档。

外埠单位档案管理部门须将本单位的各类资质证件、政府批复文件等向部门档案室归档，有多份原件

的归档原件，只有一份原件的归档复印件。

第七条归档时间

（一）经营管理类文件材料每半年归档一次，移交时间为每年三月份、九月份。

（二）基本员工文件材料由部门负责人审定后，于入职后1个月内归档。

（三）财务档案：当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满之后，

应当由财务部门编制移交清册，移交档案室统一保管。

（四）涉及薪酬明细、调薪明细、年终奖明细、劳动合同等人事管理类的涉密文件材料，须于每年6

月30日之前以密封形式向档案室移交。

（五）项目文件：连同配套照片、U盘、光盘等，在工作结束后1个月内归档。

（六）其他未特别说明的文件材料，应随时归档。

第八条归档要求

（一）归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正本和副本必须立在一起。

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（二）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确；分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；

案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。

（三）外埠单位的档案原件由本单位自行保管，交部门档案室电子扫描件及台帐备案。

（四）每年形成的会计档案，应当由财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档

案保管清册。

上交档案室保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案管理部

门应当会同财务部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

（五）各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾等）归档必须有原件，并保持其完好无

损。声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景，归档声像资料必须清晰、完整。