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会议服务
1、会议服务准备
一、会议服务的前期准备和筹备
1.与会议承办单位负责人沟通协商,详细了解会议的性质、会议内容、规
格档次、举办的具体时间、人数、场地大小、用餐标准等内容。
2.会议服务负责人根据承办单位提供的资料,制定详细的接待方案。方案
包括会议的活动安排、时间进程、会场布置、会议宣传等内容。
二、会议服务的准备
1.会场布置
a)会场环境布置。会场应给人庄重、协调、整洁、舒适的感觉,环境整
洁,灯光亮度适中,应适当摆放室内植物,控制适宜的室温和气味,选择桌面
插花。根据会议内容,还应通过一定的物品和手段,渲染与之相配的气氛。
b)会议台型布置。根据参加会议的人数选择会场大小及台型布置。小型会
议可采用圆桌或“回”字台型;大中型会议可采用礼堂型或教室型。
2.会议用品准备
a)茶杯。须经过消毒,消毒时间不少于20分钟;茶杯、杯盖无黄斑、无
缺口;茶杯无水迹且光亮。
b)玻璃杯。不得有破损和缺口,被子清洁、光亮、透明,无指印,并列放
在杯垫上。
c)矿泉水。矿泉水瓶无灰尘,密封完好,瓶内无沉淀物,并在保质期内。
d)小毛巾。无斑点和异味,须经过消毒,消毒时间在20分钟左右。重要
会议一律用新的小毛巾。冬季毛巾必须保暖。
e)毛巾竹篓。不得有破损,每次使用结束后,须用热水浸泡,晒干后保
存,以备再次使用。
f)签到台。台布无污迹,无破损。
g)鲜花。新鲜,无枯枝、败叶。
h)热水瓶。表面清洁光亮,无水迹,水温控制在90度以上。
i)挂衣架。清洁完好,无破损,无缺少。
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j)文具。笔,油墨饱满,书写通畅;纸本,干净整洁。
3.设备设施准备
a)接通计算机与屏幕的数据传输线。
b)调整投影(投影仪:投影及幕布)设备、亮度、大小适当。
c)调试话筒效果(无线手持话筒)。
d)安排摄影、摄像位置。
e)调节空调调温器,冬季室内温度控制在18度左右,夏季室内温度控制
在22度左右,并在会前30分钟左右喷洒适量空气清洗剂,保持室内空气清
新。
f)电脑及备用电脑
g)视频切换器+激光翻页器
h)演讲台1个
2、会议服务工作规范
一、会前准备
1.对会议室进行检查,保洁。
(1)确认会议室音响、灯具等设备的完好,发现故障及时向相关部门报
修,保证会议使用。
(2)做好会议室的保洁、整理,桌椅要摆放整齐。
2.按会议要求,准备好会议资料及合格的会议用品,在开会前2小时准备
好矿泉水、水杯、开水、茶叶、小方巾和会议桌上的纸和笔及横幅、投影、话
筒、音响、灯光、发言席、桌牌、鲜花、水果等(具体视情况而定),注意:
(1)茶杯要洁净无破损,如有矿泉水,茶杯应放在矿泉水右边与之平行,
茶杯及杯盖的标志应正对着与会人员的位置,且杯耳位于与会人员的右手,茶
杯的布置应使前后左右都成一线。
(2)桌牌要光洁,无刮痕且无破损,应放在与会人员的位置,座签的摆设
要与桌面平行,且跟桌面的顶端距离10CM,座签的摆设应使前后左右都成一
线。
(3)鲜花要放在合适的位置,以不遮挡发言人为宜。
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(4)水果要清洗干净
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