公司接待管理制度.doc

接待管理制度

目的：为使接待工作规范有序，树立公司形象，提倡节约，反对浪费，结合公司的业务特点，特制定本制度。

范围：接待范围主要是公司及所属各部门，经营管理活动所必需的接送、食宿、会谈和陪同参观等方面的安排。赠送礼品另行规定和审批。

职责：公司来宾接待、宴请管理工作由总经办统一管理，并受董事会领导监督。遇到重大接待工作和活动，可由总经办协调若干部门共同做好此项工作，有关部门要积极主动配合。重要活动、会议要有记录。

《接持管理流程》见附件1

接待分类：

贵宾接待：指公司的重要客户、外宾及参观团或地方政府领导的接待，涉及费用的。

普通接待：指一般来客的接待，在公司食堂用餐不涉及现金费用的。

接待原则：

1．平等原则：对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢；

2．对口原则：各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调；

3．节约原则：招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于来宾数。接待费用不得超计划预算；

4．周到原则：接待程度应衔接周密，接待方式应完善，使来宾感到热情、周到、愉悦；

5．必威体育官网网址原则：向来宾介绍情况，注意保守公司秘密，严格遵守公司必威体育官网网址制度。

接待礼仪要求：

接待礼仪要求：主动、热情、礼貌、礼让、有节、有度、周到；

穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；

礼节用语：“您好！请问您找哪位？您贵姓？是否有预约？”，“请您慢走….”“您辛苦了……再见”

根据来宾来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）斟上茶水进行交谈；

切忌让来宾久候而无人问津；

主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；

有事忙，一时难以抽身，应向来宾说明暂请他人代接待并取得来宾谅解和同意；

因故调整接待计划，第一时间通知对方，并以适当的方式致歉。

九．接待程序：

1．公司各部门邀请或接到客人预约来访，首先了解其来访的目的和要求，在《接待申请单》登记好接待日程及内容，包括来宾单位、姓名、人数、时间、内容、接待部门等，报请总经办审核；

2．对直接来访的人员，前台人员应先予《前台访客登记表》上登记，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈并主动斟上茶水；有预约的应即时通知被访者，无预约的应先预接待来访者，通知被访人员安排时间接访；

3．如果遇到拜访对象不在，应让来访者在洽谈室等待，立即联系被访者，告知其有来访者，看是需要来访者等待，还是另约时间。再委婉告知来访者；

3．对不同的访问者根据其访问对象及时间，及时填写《接待申请表》、《借款单》送总经办审核呈董事会审批后予以招待；

4．来宾在公司内的各种活动均须接待部门派员陪同，不得使其擅自活动。公司重要场所未经总经理批准不得参观；

5．来宾提出的任何问题，接待人员都应认真听取，弄清问题的实质，根据公司的规定，不准透露或不便透露的秘密绝不外传；

6．了解记录来宾姓名、职务、通讯及住址及一些基本情况，以便将来加强联系；

7．来宾在公司游览等活动必须有接待人员陪同，未经许可，来宾不得在公司内摄影、摄像等。来宾不听劝告，必须委婉规劝，晓之以理；

8．接待事毕，凭相关有效票据按财务报销规定即时报销。

十．处罚规定：

1.公司人员违反本制度导致接待工作受到影响的，予以50元以上处罚，情节严重者予以警告至开除处理。

十一.相关制度（略）

十二.附件：

附件1：《接待管理流程》

附件2：《前台来访登记表》

附件3：《接待申请单》