文书档案电子化管理的研究与探讨.docx

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文书档案电子化管理的研究与探讨

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叶兵

摘要：文书档案记录了一个社会组织、单位从产生到发展的历程进程，也记录了这个历史进程中的一系列诸如人事、工作情况等信息，这是文书档案价值的体现。近年来，信息技术革命以迅雷不及掩耳之势席卷各个行业，它具有及其强大的影响力和渗透力，给社会各个行业（尤其是管理类行业）带来了最突出的冲击和变革，档案管理事业作为管理类行业的一种也不例外。因此，电子化档案管理模式应运而生，电子技术成为各个单位档案管理部门的重要技术之一。电子化档案管理模式的出现使档案的利用方式以及保管方式都与以往不同，如何高效进行文书档案电子化管理，是理论界以及工作实践中广受关注的重要命题。

关键词：文书档案；现状；电子化管理；建议

文书档案电子化管理模式是在信息技术革命背景下产生的管理模式，其给单位文书档案管理带来了无限机遇的同时，也给单位文书档案管理带来了巨大挑战。单位如何抓好文书档案管理中的突出矛盾，把握机遇，应对挑战，从而使单位各项工作走向现代化的发展道路，是单位文书档案管理人员目前最为关心的课题。

1文书档案电子化管理概述

文书档案电子化，指的是在国家出台的档案管理法律法规框架下，综合运用先进的电子计算机设备和网络技术，通过高速扫描、电脑录入、声像档案转化以及图片压缩等方式，将单位产生发展过程中形成的纸质文书档案转化为数字信息的管理模式。此外，这些数字信息可以由档案管理人员在网络环境中进行操作管理。它包含两个方面的内容，第一是文书电子化，第二是档案电子化。

1.1文书电子化管理

单位既有传统的纸质文件，也有储存在计算机硬盘中的电子文件。随着办公自动化技术的普及，单位工作人员利用计算机和网络技术就可以高效便捷地处理日常工作中产生的信息。这些信息整合在一起后就形成了单位电子文件或纸质文件。单位的电子文件与纸质文件大多都是由档案管理工作人员统一进行整理、利用，这也是为了整合单位资源，提高人力、财力以及物力利用效率的内在要求。

1.2档案电子化管理

单位除了在日常生活中会产生各种文书外，还有一些包括人事档案、工作档案在内的实体档案。档案都是单位某类信息的集合体，里面储存的也大多为单位内部重要的信息，其涉及面广、内容多，不像文书那样分散。但档案的这一特性也决定了其优点和缺点是相对的，优点就是档案里面的信息大多都是经过档案管理人员整理并排序的，具有体系化。缺点就是这种大量的信息往往不能像文书那样方便、快捷的录入计算机当中，即使通过扫描仪扫描也需要大量的时间。除此之外，档案在遭遇不可干预的自然灾害或意外事件时，会随着自然灾害和意外事件损毁，对其进行长期保存的难度较大。正式基于这些原因，就需要单位档案管理人员对档案进行电子化处理后管理。只有通过这种电子化的方式，才能使其更加系统、长久有效的保存下去，把档案管理工作人员从传统的手工管理模式中解放出来，提高管理效率。

1.3文书档案电子化的特点

文书档案电子化管理模式是衡量某个单位信息化程度的重要指标，其与传统的纸质文书档案管理模式相比，具有鲜明的特点。一是文书档案电子化全覆盖。一方面，在单位电子化管理过程中，档案管理工作人员随着管理经验的增加，在法律法规以及行业标准的有效指导下，推动了文书档案电子化建设步伐，文书档案电子化覆盖了单位工作的方方面面。另一方面，档案管理工作人员不仅需要对单位现今的档案进行电子化处理，同时对于单位以往留存的纸质档案以及历史档案都需要进行深层次化的处理。二是单位文书档案电子化注重时效性。对于单位来讲，只有迅速高效的挖掘单位档案中的最重要信息，并将这些信息进行电子化处理，才能更好的为决策层提供决策参考，避免在决策时出现纰漏。三是单位文书档案电子化具有特殊性。一方面，单位进行档案电子化处理的根本出发点和落脚点是促进单位治理，使各项工作的开展更有效率。但是为了保护单位的根本利益，单位对档案进行电子化的过程中需要保障涉密档案的安全性，特别是涉及国家利益和公共群体利益的内容，更要小心谨慎地采取科学技术进行加密处理。另一方面，文书档案电子化是将文书档案信息进行数据化、电子化，这就涉及到网络技术。而网络技术如果存在安全隐患，就会遭到黑客或木马病毒的攻击，给单位文书档案造成巨大威胁。这就需要档案管理工作人员做好文书档案备份工作的同时切实保障单位网络安全。

四是单位文书档案原始性不变。单位对文书档案进行电子化，信息的记录形式发生了相应变更，但是记录的形式不应导致文书档案内容的变化。这也是文书档案真实性、原始性以及内容可靠性的内在要求。

2文书档案电子化管理中存在的弊病

2.1文书档案电子化观念淡薄

笔者通过查阅有关文献后发现，部分单位对于文书档案电子化建设观念淡薄，对文书档案电子化的理解程度不够深入，没有真正意识到文书档案电子化建设的重要意义和现实意