数字档案鉴定销毁制度.pdfVIP

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数字档案鉴定销毁制度--第1页

数字档案鉴定销毁制度

一、数字档案鉴定以档案主管部门的指导性文件和本单

位《档案归档范围及保管期限表》作为鉴定的依据和标准。

二、数字档案鉴定工作需经分管领导同意,由档案管理

人员和有关职能部门组成鉴定小组,根据档案的不同保管期

限,定期对已到保管期限的数字档案,重新进行审查,做出

鉴定,提出存毁意见。

三、经鉴定,对已失去利用价值和保存价值的数字档案,

需要销毁的,由鉴定小组提出意见,编造销毁清册。

四、档案鉴定小组将数字档案鉴定工作情况写成报告,

连同数字档案销毁清册,报请主要负责人审批同意,在档案

管理系统删除相关数据。

五、数字档案销毁清册要永久保存。

六、严禁任何人,任何部门擅自销毁各类数字档案。

档案数据网和信息设备维护使用制度

一、禁止外来计算机在未经许可情况下使用档案管理系

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统。

二、严格按照计算机操作规程进行操作,如遇电脑故障

本人无法排除,应及时请技术人员处理,不得随意盲目操作。

三、认真保护计算机设备,保持设备清洁、整齐,禁止

在计算机旁安放带电、带热、带水的物品,避免高温及阳光

照射计算机,机房温度控制在22℃±5℃,相对温度<75﹪。

四、存储介质如移动硬盘、U盘应由专人保管、专门使

用,禁止带出外面使用,外来存储介质禁止在档案计算机上

使用。

五、禁止利用档案计算机访问互联网网站、玩电子游戏

或者观看娱乐节目等。

档案数字化技术标准

一、目录数据的著录

按照《省目录数据库结构与交换格式》要求,建立档案

目录数据库。

按“目录数据库结构”要求,核对著录项目是否完整、

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著录内容是否规范、准确,发现不合格的数据应进行修改或

重录。

二、纸质档案数字化

1.纸质档案的数字化可以采用扫描方式进行。

2.用扫描仪数字化时,扫描类型一般采用“黑白二值”

模式,建议采用“彩色”模式。

3.扫描的分辨率应达到200dpi以上;如需进行OCR文

字识别的,应达到300dpi以上。

4.扫描的图像应保存为TIF或JPG格式;然后转换成

DJVU格式以减少体积,方便网络传输与检索。禁止用如WORD

之类的字处理软件保存扫描图像,从而避免造成图像失真。

三、照片档案数字化

1.照片档案数字化应采用扫描方式进行。

2.彩色照片扫描类型采用“百万种颜色”模式;黑白

照片扫描类型采用“灰度”模式。

3.对于5寸(125cm×85cm)照片,扫描仪光学分辨率

应达到600dpi。如待扫照片为5寸照片的N分之一,则扫描

光学分辨率应为5寸照片的N倍;如待扫照片为5寸照片的

N倍,则扫描光学分辨率应为5寸照片的N分之一。

4.扫描后的照片应保存为JPG或TIF格式。

四、音像档案数字化

1.音频档案

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①配置相应采集软件的相关参数

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